مزایای مدیریت دانش

دانش، مهم‌ترین متغیر رشد همه‌جانبه سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی در عصر حاضر است. سازمان‌ها در پی بهره‌برداری صحیح و به موقع از منابع دانشی خود و محیط پیرامون می‌باشند. چنین رویکردی مفهوم جدیدی را تحت عنوان مدیریت دانش توسعه داده است.

مدیریت دانش رویکردی یکپارچه نسبت به شناسایی، کسب و استخراج، بازیابی، ارزیابی، تسهیم و خلق کلیه منابع دانش سازمان است، به گونه‌ای که سازمان را در جهت دستیابی به اهداف سازمانی کمک نماید. هدف مدیریت دانش، برقراری ارتباط بین خبرگان و افراد مجرب سازمان با افرادی است که به دانش‌ خاصی نیاز دارند. ایجاد چنین ارتباطی به کمک فرایندها و ابزارهای مدیریت دانش تسهیل می‌گردد. موفقیت در زمینه مدیریت دانش نیازمند ایجاد یک محیط جدید کاری است که دانش و تجربه بتوانند به راحتی تسهیم شوند. در واقع مدیریت دانش بر بهبود توانایی سازمان متمرکز می‌گردد. عملکرد بهتر محصول و واکنش سریع‌تر در برابر بازارهای متحول از جمله مزایایی است که مدیریت دانش در پی دارد(سالیز و جونر، ۱۳۸۷: ۳۴).

دانش بر خلاف محصولات جدید، می‌تواند موجب مزیت پایدار گردد. بر این اساس، همه رقبا، بها و کیفیت کالای خود را به حد مطلوبِ رایج در بازار و به سطح کیفیت و قیمت‌های شرکت‌های پیشرو می‌رسانند، ولی تا زمانی که این اتفاق بیفتد، شرکت‌های بهره‌ور از مدیریت دانش و غنای علمی، خود را به پله‌های بالاتر رسانده و به درجه بالاتری از کیفیت، ابداع و کارآیی خواهند رسید. مزیت‌های ناشی از توجه به دانش، پایدار هستند زیرا هم سود بیشتری عاید شرکت می‌کنند و هم می‌توانند به صورت رویه‌ای خاص ادامه یابند. برخلاف سرمایه‌های مادی که در صورت استفاده از ارزش آنها کاسته می‌شود، ارزش سرمایه دانش همراه با استفاده‌ای که از آن می‌شود افزایش می‌یابد.

تفکرات جدید باعث پیدایش تفکرات جدیدتر شده و تسهیم دانش در حالی که مالک آن، دانش خود را از دست نمی‌دهد، دریافت‌کننده را غنی‌تر می‌سازد. مزیت علمی، مزیتی پایدار است. استعداد تولید افکار جدید از طریق بهره‌گیری از ذخایر دانش موجود در همه شرکت‌ها، در عمل نامحدود به نظر می‌رسد، به ویژه اگر به کارکنان شرکت اجازه و فرصت تفکر، مطالعه و گفتگو با دیگران داده شود (عبدالکریمی، ۱۳۸۹).

مدیریت دانش سبب کاهش زمان یادگیری در سازمان می‌گردد که این خود، منجر به افزایش بهره‌وری خواهد شد.

 

شکل ۲-۴- تأثیر دانش بر سیکل زمانی انجام کار

دانش

منحنی یادگیری        آنچه می‌توانیم بدانیم

 

آنچه باید بدانیم

 

   منحنی انجام کار

 

آنچه اکنون  می دانیم  

زمان                             

سیکل زمانی کوتاه‌تر

منبع: (تولایی، ۱۳۸۹)

 

افزون بر این، مدیریت صحیح دانش می‌تواند ضمن افزایش بهره‌وری، تسریع در یادگیری، اتخاذ تصمیمات بهتر و سریع‌تر، افزایش توانایی برای توسعه، تقویت نوآوری و ایجاد انگیزه برای کارکنان، باعث شناخت دقیق نیاز سیستم، بهبود چهره سازمان، دستیابی به دانش مناسب، کاهش دوباره‌کاری‌ها و اشتباهات، کاهش زمان پروژه‌های توسعه محصولات و خدمات، به حداقل رساندن هزینه‌های طراحی و توسعه، یکپارچگی واحدهای سازمانی، افزایش توان تحلیل بازار و قدرت رقابتی، ایجاد یک سازمان هوشمند و یادگیرنده، بازبینی مهندسی ساختار و دستیابی به استانداردهای مناسب گردد(تولایی، ۱۳۸۹).

۲-۱-۱۴- عناصر اساسی مدیریت دانش

مدیریت دانش دارای چهار عنصر اساسیِ؛ دانش، مدیریت، تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی است که هر کدام می‌تواند نقش بسزایی در موفقیت یا شکست سازمان‌ها داشته باشد(اخوان و همکاران، ۱۳۸۹).

نقش دانش در مدیریت دانش

دانش، دانستنی‌ایی است که در تجربیات، مهارت‌ها، قابلیت‌ها، توانایی‌ها، استعدادها، افکار، عقاید، طرز کارها، الهامات و تصوّرات افراد، موجود است و به شکل مصنوعات ملموس، فرایندهای کاری و امور روزمره یک سازمان، خود را آشکار می‌سازد. همان‌گونه که قبلاً نیز مطرح گردید، دانش دو نوع است عیان (صریح) و نهان (ضمنی). دانش صریح، دانشی است که مدوّن شده است و یا به فرمت‌های خاصی ارائه شده است. به عنوان مثال؛ توضیح داده شده، ثبت شده و یا مستند شده است. بنابراین به آسانی می‌توان دیگران را در آن سهیم نمود. دانش صریح می‌تواند در اشکال دستنامه‌ها، روش‌کارهای نوشته شده، بایگانی‌های تجاری، مجلّه یا مقالاتِ مجله‌ها، کتاب‌ها، صفحات وب، بانک‌های اطلاعاتی، اینترنت‌ها، ایمیل‌ها، یادداشت‌ها و منابع دیداری، شنیداری، تدوین شده باشد. هنگامی که دانش، مدوّن و کدگذاری شود، مصنوع دانش تولید می‌شود و این مصنوعِ دانش است که می‌تواند مدیریت گردد(خوانساری و حری، ۱۳۸۷).

امّا دانش نهان، دانش شخصی و ابراز نشده‌ای است که یک فرد دارد. دانشی است که در ذهن افراد یا در یادداشت‌های شخصی و فایل‌های کامپیوتری آنها مستقر است؛ همانند آگاهی از چگونگی چیزی، ترفندهای ظریف، بینش و نظری که می‌تواند مفید واقع گردد. به بیان ساده‌تر، دانش نهان، دانش و تجربه‌ای است که یک فرد در طول سال‌ها در تعامل با دیگران و یا از طریق آزمون و خطا بدست آورده است. دانشی که هرگز به طور کامل و قابل فهم برای دیگران بیان نشده است. طبق برآوردها هشتاد درصد دانش را دانش نهان یا ضمنی تشکیل می‌دهد. تقریباً تمامی فعالیت‌هایی که افراد درگیر آنند نیاز به ترکیبی از چند دانش نهان و عیان دارد. برای یک مدیریت دانشِ کار و اثربخش، تسخیر هر دو دانش، الزامی است. چالش واقعی دانش در توانایی تشخیص و تسخیر دانش نهان است به طوری که در هنگام نیاز، قابل بازیابی باشد. دانش عیان به آسانی قابل ثبت و انتقال است امّا تشخیص، تصرّف و انتقال دانشِ نهان، مشکل است. بنابراین، بیشتر سازمان‌ها تنها بر مدیریتِ دانش عیان، که دانشی سهل‌الوصول است و صرفاً بیست درصد از کلِ دانش‌ سازمان را تشکیل می‌دهد، تمرکز می‌کنند و استفاده از دانش نهان را به وقوع تصادفی آن واگذار می‌کنند(تولایی ورشیدی، ۱۳۸۹).

تبدیل دانش نهان به دانش عیان مشکل است اما غیرممکن نیست. دانش نهان یا همان دانش ضمنی عموماً به شکل شرحی از تجربیات مفیدی که ثبت شده‌اند و توسط دیگران برای یادگیری و بهبود فرایندها استفاده شده‌اند، منتقل می‌شود. برخی از شرکت‌ها از کارکنان خود خواسته‌اند که راهنمایی گام به گام برای تمام کارهایی که انجام می‌دهند، بنویسند. در واقع آنها را وادار کرده‌اند تا دانشی را که به عنوان تجربه یا حافظه، درونی شده است را ثبت کنند. این فرایند به ایجاد نقشه‌های مفصل از مسیر کلیه فرایندها برای همکاران و افراد جانشین و همچنین کشف نقاط ضعفی که نیاز است به آنها پرداخته شود، کمک می‌کند.

به عبارت دیگر، برای موفقیّت پروژه‌های مدیریت دانش باید بین اطلاعات و دانش تفکیک قائل شد. چرا که هر اطلاعاتی، دانش نیست. اطلاعات تا زمانی که تحلیل نشده و منشأ عمل قرار نگرفته، نمی‌تواند تبدیل به دانش شود و این فقط در یک فرهنگ سازمانی صحیح قابل اجرا است. بیشتر سازمان‌ها و کارکنان آنها، نه از دانش زیاد بلکه از اطلاعات زیاد، رنج می‌برند. یعنی با وجود اطلاعات زیاد، کمیابی دانش وجود دارد. زیرا اطلاعات به سهولت به دانش تبدیل نمی‌شود، به طوری که فقدان درک اطلاعات، جدا نمودن اطلاعات ارزشمند و به اشتراک گذاردن آنها، به یکی از بزرگترین چالش‌های مدیریت دانش تبدیل شده است(اخوان و همکاران، ۱۳۸۹).

نقش مدیریت در مدیریت دانش

مدیریت تلویحاً بر طبقه‌بندی، فراهم کردن ساختار، هماهنگی، کنترل، مشارکت، استفاده صحیح از نیروی انسانی، فرایندها و درک بهم پیوستگی در یک سازمان دلالت دارد که جملگی جهت دستیابی به یک هدف واحد در مدیریت دانش ــ اعم از دانش عیان و نهان ــ انجام می‌گردد(خوانساری و حری، ۱۳۸۷).

برای مدیریت دانش عیان (صریح)، سازمان‌ها باید؛

• دانش را بدست آورده یا تولید کنند.
• دانش را برای سهولت دسترسی، رمزگذاری و سازماندهی نمایند.
• دسترسی به دانش را برای دیگران با ارتباطات یا انتشارات میسر نمایند.
• دسترسی و بازیابی دانش را تسهیل نمایند.
• دانش را برای حل مشکلات، تصمیم‌گیری‌، بهبود اجرا، راهبری، تحلیل موقعیت‌ و فرایندها و جهت پشتیبانی از فعالیت های کاری، بکار گیرند.

دانش نهان به دو طریق قابل مدیریت است؛  این قسمت از دانش از طریق ارتباطات نوشتاری، مصاحبه‌ها و پیشینه‌های شفاهی می‌تواند به دانش صریح تبدیل شود. راه دیگرانتقال دانش نهان، ایجاد گروه‌های دانش در سازما‌ن‌هاست که با تعاملات رو در رو، گفتگوها و ارتباطات گفتاری، آموزش مداوم، حل مسأله تعاملی، شبکه ارتباطی، راهبری، مربی‌گری، آموزش و موقعیت‌های توسعه حرفه‌ای می‌توانند دانش نهان خود را منتقل کنند(تبریزی و رحیمی، ۱۳۸۷: ۵۲).

نقش تکنولوژی اطلاعات در مدیریت دانش

تکنولوژی اطلاعات می‌تواند به عنوان ابزاری قدرتمند عمل کرده و برای تمام وجوه مدیریت دانش شامل تسخیر، اشتراک و کاربرد دانش، ابزارهایی مؤثر و کارآمد تأمین نماید. توانایی تکنولوژی اطلاعات در کاوش، نمایه، تلفیق، بایگانی و انتقال اطلاعات می‌تواند تحولی در گردآوری، سازماندهی، رده‌بندی و اشاعه اطلاعات ایجاد کند. تکنولوژی‌هایی مانند سیستم‌های مدیریت بانک‌های اطلاعات مرتبط، سیستم‌های مدیریت مدارک، اینترنت، اینترانت، موتورهای کاوش، ابزارهای جریان کار، سیستم‌های پشتیبان اجراء، سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری، داده‌کاوی، ذخیره داده‌ها، پست الکترونیک، کنفرانس تصویری، تابلوی اعلانات و گروه‌های خبری می‌توانند نقش اساسی در تسهیل مدیریت دانش داشته باشند. البته تکنولوژی اطلاعات به خودی خود قلب مدیریت دانش نیست و هیچ پروژه‌ای صرفاً به دلیل کاربرد آخرین تکنولوژی‌های اطلاعاتی به پروژه مدیریت دانش تبدیل نمی‌شود. تکنولوژی اطلاعات می‌تواند به افراد در پیدا کردن اطلاعات کمک کند و این خود افراد هستند که باید تعیین‌ کنند که آیا اطلاعات، متناسب و مرتبط با نیاز آنها هست یا خیر. در واقع افراد باید برای تبدیل اطلاعات به دانش، اطلاعات را تحلیل، تفسیر و درک نموده و آن را در متنی جای دهند(رادینگ، ۱۳۸۶:۸۲).

نقش فرهنگ سازمانی در مدیریت دانش

طبعاً در اجرای موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت دانش، عوامل متعددی نقش دارند که یکی از مهم‌ترین آنها، فرهنگ است. فرهنگ در برگیرنده مجموعه اعتقادات و باورهایی است که در مجموع، رفتار افراد را شکل می‌دهد. بدیهی است که سازمان‌ها اگر انتظار دارند که فرایند مدیریت دانش و مؤلفه‌های آن از قبیل؛ تشخیص، کسب، خلق، توسعه، اشتراک، بکارگیری و ارزیابی دانش در واحدها و قسمت‌های مختلف آنها به درستی شکل گیرد باید تمامی افراد اعم از مدیران و کارکنان به این باور برسند که مدیریت دانش در تبدیل سازمان‌ به یک سازمان ممتاز با مزیت‌های رقابتی نقش تعیین‌کننده‌ای دارد و این میسر نخواهد شد مگر با آموزش‌ و فرهنگ‌‌سازی که در این فرایند باید مورد توجه قرار گیرد. باید کارکنان و دیگر اعضاء سازمان، آموزش دیده و درجه اعتمادشان نسبت به سازمان و مدیران افزایش یابد. چرا که بدون برخورداری از درجه بالایی از اعتماد متقابل میان کارکنان، آنها در مورد مقاصد و رفتارهای یکدیگر بدبین شده، دانش خود را با یکدیگر تسهیم نمی‌کنند(تولایی و رشیدی، ۱۳۸۹).

ایجاد روابط مبتنی بر اعتماد بین افراد و گروه‌ها به تسهیل فرایند مدیریت دانش به ویژه تسهیم و خلق و کسب دانش کمک قابل توجهی خواهد کرد. زمانی که اعتماد در روابط میان افراد زیاد می‌شود، افراد بیشتری در فرایند تسهیم دانش، شرکت می‌کنند. فقدان اعتماد در بین کارکنان یکی از مهم‌ترین موانع سیستم مدیریت دانش است، چرا که نبود چنین اعتمادی از تسهیم دانش و نهایتاً خلق دانش جلوگیری می‌کند(ربیعی و خواجوی، ۱۳۸۹).

مدیریت دانش به پرورش فرهنگی نوآورانه که در آن کارکنان دائماً به تولید ایده‌های نو، خلق دانش جدید و ارائه راه‌ حل ‌های تازه تشویق می‌شوند، نیاز دارد. از این جهت کارکنان باید اجازه سؤال کردن در مورد فعالیت‌هایشان را داشته باشند تا بتوانند این فعالیت‌ها را با توانمندی کامل انجام دهند. در واقع با توانمندسازی افراد، آنها فرصت بیشتری برای کاوش در مورد دیدگاه‌های جدید خواهند داشت.

فرهنگ نوآورانه با عناصری همچون پویائی، کارآفرینی و خلاقیت شناخته می‌شود. در این نوع فرهنگ، اعضای سازمان تلاش می‌کنند تا خلاق و منعطف بوده و بتوانند پاسخگوی تغییرات محیطی سازمان باشند(ابطحی و صلواتی، ۱۳۸۸).

۲-۱-۱۵- گرایش‌های مدیریت دانش

از میان رفتن مرزهای زمانی و مکانی، به علّت نوآوری‌هایی بوده که در فن‌آوری ارتباطات صورت گرفته و این برگزیدن یک شیوه جدید از مدیریت دانش را آسان می‌کند. این نوآوری‌ها فقط سیستم اطلاعات در سراسر یک سازمان را ساده نکرده، بلکه تقریباً آن را برای بقا و گسترش سازمان الزامی نموده است(اخوان و همکاران، ۱۳۸۹).

نظریه‌های سازمانی جدید که به تازگی در حال پیدایش‌‌اند و بر این موضوع تأکید دارند که تنها امتیاز رقابتی سازمان‌ها در قرن بیست و یکم، دانش و چگونگی استفاده از آن است، به روشنی بر این مفهوم مهر تأیید می‌زنند که در حال حاضر دو گرایش عمده در مدیریت دانش وجود دارد؛

الف- سنجش سرمایه فکری سازمان: ایجاد معیارها، نسبت‌ها و شاخص‌ها.

ب- نگاشت دانش: ثبت دانستنی‌هایی که اشخاص به دست می‌آورند و انتشار آن در سراسر سازمان که عمدتاً از طریق فناوری‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرد.

مدیریت دانش، یک زمینه علمی است، لذا دارای مفاهیم و ایده‌های مشترک با زمینه‌ها و نظریه‌های گوناگون است.

مدیریت دانش و نظام‌های پشتیبانی گروهی در مفاهیمی همچون کارکردن، تسهیم و تسهیل در گروه‌ها و تیم‌های کاری دارای نقاط مشترکند. افزون بر این، مدیریت دانش و استخراج داده‌ها در تعامل با یکدیگرند. در واقع، مدیریت دانش به ایجاد دانشی می‌پردازد که با شناخت ابزارهای خلّاقِ گردآوری دانش از داده‌های موجود در پایگاه‌های داده میسّر می‌باشد (آذری، ۱۳۸۹).

 

۲-۱-۱۶- عوامل مؤثر در طراحی استراتژی مدیریت دانش

از دیدگاه برخی از اندیشمندان و محققان به منظور طراحی و اجرای موفق استراتژی مدیریت دانش باید به عوامل متعددی توجه گردد که موارد زیر از جمله مهم‌ترین آنها بشمار می‌آید:

انتظارات سازمان: استراتژیِ مدیریت دانش باید به آنچه که سازمان انتظار دارد به آن دست یابد، وصل باشد. در واقع باید انتظارت سازمان از مدیریت دانش و مزایای حاصل از آن، به درستی مشخص گردد. به عبارت دیگر باید هدف از طراحی و اجرای استراتژی مدیریت دانش به وضوح بیان گردد.

پشتیبانی مدیریت رده بالا: طراحی و اجرای استراتژی مدیریت دانش در وهله اول مستلزم تعهد و حمایت مدیریت عالی سازمان است. چرا که تا حمایت و پشتیبانی مدیران رده بالا نباشد، نمی‌توان از موفقیت استراتژی‌ها اطمینان حاصل نمود.

ارتباطات: یکی از مهم‌ترین عواملی که عموماً کمتر هم مورد توجه قرار می‌گیرد، عامل ارتباطات است. از نظر کارشناسان و مشاوران مدیریت، اکثر سازمان‌ها به علت فقدان ارتباطات صحیح در اجرای استراتژی‌ها ناموفق بوده‌اند. مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنی نیست.

خلاقیت: پیامدهای خلاقیت در کسب و کار به نوع همبستگی ایجاد شده بین مدیریت دانش و مهارت‌های پایداری در خلاقیت بستگی دارد. نقش خلاقیت در استراتژی‌های مدیریت دانش بی‌بدیل است.

فرهنگ و کارکنان: ایجاد باور و اعتقاد به ویژه در میان کارکنان، نسبت به این که مدیریت دانش می‌تواند برای سازمان، مزیت‌های رقابتی ممتاز بوجود آورد از جمله مواردی است که باید مورد توجه قرار گیرد. در واقع ایجاد فرهنگ مزبور نسبت به مزایای مدیریت دانش می‌تواند یکی از موارد مؤثر در موفقیت استراتژی‌های مدیریت دانش محسوب گردد.

اشتراک دانش: قابلیت اشتراک دانش و مشارکت، همان چیزی است که سازمان‌ها در آن دچار مشکل‌اند. چرا که کارکنان سازمان‌ها عموماً از تسهیم و به اشتراک‌گذاردن تجربیاتشان، اکراه دارند. دلیل احتمالی این امر نیز این است که کارکنان ماهیتاً رقابت‌جو هستند، بر این اساس تمایل بیشتری به احتکار دانش دارند و از اشتراک دانش و تجربیات خود طفره می‌روند.

ایجاد انگیزه: یکی از مهمترین عوامل موفقیت‌آمیز در فرایند و استراتژی‌های مدیریت دانش، ایجاد انگیزه‌های صحیح برای کارکنان است. ایجاد انگیزه در تسهیم و کاربرد دانش، نقش وافری دارد.

زمان: برای موفقیت در فرایند مدیریت دانش باید برای کارکنان، زمان و فرصت یادگیری لازم را ایجاد نمود.

ارزیابی: بدون تردید ارزیابی جهت اصلاح هر فرایند یا استراتژی صورت می‌گیرد. فرایند مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنی نیست. لذا ایجاد سیستم ارزیابی می‌تواند عاملی مهم در طراحی و اجرای موفقیت‌آمیز یک استراتژی مدیریت دانش باشد(امانتی، ۱۳۸۹).