برنامه ریزی جانشینی

در یک تعریف کلی برنامه ریزی جانشینی به فرایند منظمی اطلاق شده است که در آن به نیازمندی های پست های مدیریتی و کلیدی از درون یک فرایند ارزیابی عملکرد، نسبت کیفیت به کمیت به مدیران عالی و میانی توجه می شود و به این سوالات پاسخ داده می شود که (Marshal,1997):

آیا سیاست های سازمانی استمرار پست های مدیریتی را در نظر گرفته است؟

آیا سیستم ارزیابی عملکرد مدونی برای مدیران و سرپرستان وجود دارد؟

آیا سیستم رسمی آموزش در این باره به وجود آمده است؟

این مرحله از تکامل موضوع جانشینی برای پاسخگویی به کاستی هایی مطرح شد که در نمودارهای ساده جایگزین دیده می شد و با این کار مواردی هم چون بررسی نیازمندی های شغلی، پویایی نیازهای متغیر سازمانی، اطلاعات کاندیداها، اطلاعات مربوط به عملکرد، تکالیف ویژه و تصمیم نسبت به آموزش و پرورش کاندیداها مورد توجه قرار گرفت.

«جیمز واکر» در کتاب «مدیریت منابع انسانی» خویش به تفاوت های موجود بین این مرحله از رشد و تکامل نظریه جانشینی پرداخته است.

ملاحظه تفاوت بین برنامه ریزی جانشینی و جایگزینی در جدول (۲-۲) نمایانگر وسعت و عمق به کارگیری برنامه ریزی جانشینی است (Walker and  James. 1980)

برنامه ریزی جانشینی و برنامه ریزی جایگزینی اگر چه با هم سازگارند و اغلب همپوشی دارند اما نباید با یکدیگر اشتباه شوند. نیازهای بدیهی برنامه ریزی جایگزین استفاده از فرم ها و جداولی است که اغلب نیروی محرک و پشتیبان تلاش هایی است که نهایتاً منجر به برنامه ریزی جانشینی می شود. هدف عمده برنامه ریزی جایگزینی، کاهش احتمال اثرات مصیبت باری است که باعث از دست دادن سریع و پیش بینی نشده متصدیان شاغل کلیدی می شود.

جدول ۲-۱: تفاوت های بین برنامه ریزی جانشینی و جایگزینی

به هر حال برنامه ریزی جانشینی فراتر از برنامه ریزی جایگزینی قرار می گیرد، برنامه ریزی جانشینی پویش و تلاش برای حصول اطمینان از استمرار رهبری با ایجاد ذخیره استعداد از درون سازمان توسط فعالیت های پیش بینی شده رهبری می باشد و آن را می توان به عنوان ابزاری برای اجرای طرح های استراتژیک تلقی نمود (Rothwell,  ۱۹۹۸)

ج- جانشینی مدیریت

واژه جانشینی مدیریت در دهه ۱۹۹۰ بیش از واژه برنامه ریزی جانشینی در سازمان های شناخته شده دنیا به کار گرفته شده است. طرح برنامه ریزی جانشینی مربوط به ۲۰ سال پیش است که شامل شناسایی افراد کلیدی و سپس تربیت و پرورش یک یا دو نفر از کاندیداها می باشد. به گونه ای که بتوانند در موقع لزوم، به طور موفقیت آمیزی خلاء پستی را در سازمان پر کنند. اما با تحولات سریع محیطی در دهه ۱۹۹۰ مشخص شد که این الگویی است که کمتر مربوط به محیط های پویا و متغیر بیرونی امروزه دنیا می باشد و سازمان ها، عدم پاسخگویی آن را در شرایط جدید احساس می کنند.

امروزه به جای برنامه ریزی جانشینی از واژه جانشینی مدیریت استفاده می شود که در چارچوب مدیران متمرکز شده است. همان طور که اشاره شد، در برنامه ریزی جانشینی روی همه پست های کلیدی برنامه ریزی صورت می گرفت. اما در این رویکرد جدید به جانشینی صرفاً در قالب مدیران برنامه ریزی صورت می گیرد.

هم چنین در برنامه ریزی جانشینی صرفاً به شناسایی مدیران اجرایی بسنده می شود در حالی که در جانشینی مدیریت به طور وسیع به ارزشیابی های عملکرد برآورده شده در همه سطوح رجوع می‌شود. قبلاً در برنامه ریزی جانشینی سیستم محرمانه و سری تلقی می گردید، اما امروزه در جانشینی مدیریت به یک فرایند سیستم باز تکیه می شود و سرانجام می توان گفت در جانشینی مدیریت مجموعه ی ذخایر از استعداد های مدیریتی پرورش داده می شوند؛ ‌در حالی که در برنامه جانشینی افرادی صرفاً برای پست های کلیدی شناسایی می شوند. به نظر والوم، جانشینی مدیریت اکنون ملغمه ای از علم و هنر جانشینی و کارراهه مدیریت است (Department of the Premier and Cabinet Gouernment of WA, (2001))

۲-۲-۶- نقشه جانشین پروری

در ادامه به نقشه جانشین پروری می پردازیم که ابتدا نمودار مرتبط با آن را ترسیم و سپس هر کدام از بخش ها را تشریح می نماییم.

نمودار ۲-۴: طرح نقشه جانشین پروری (Ibarra, 2005,2)

۱) ارزیابی نیازهای وظایف آینده: یک طرح استراتژیک اولویت های جاری و آینده ای را که اساس ساخت یک طرح جانشینی می باشد را شناسایی می کند. غالباً سازمان ها فرآیندهای برنامه ریزی کوتاه مدت و بلند مدتشان را بدون منسجم ساختن اثرات بر توسعه نیازهای کارمندان پاسخگو برای خدمات رسانی، بر بهبود سرمایه و گاهی اوقات بر عملیات متمرکز می کنند. هنگامی که یک طرح استراتژیک اتخاذ می شود، به عنوان یک طرح کلی قدرتمند، چگونگی کسب اهداف قابل سنجش و مقاصدی که این مأموریت و چشم انداز را حمایت می کند، و آنهایی که باید نیروها را در فرآیندهای برنامه ریزی سنتی تر بهبود سرمایه سوق دهند، را میسر می سازد.

۲) شناسایی پست های مهم و کارمندان با پتانسیل بالا: پست های مهم آنهایی هستند که برای سازمان، بخش، قسمت، واحد کاری یا تیم برای دستیابی به نتایج کاری ضروری، مورد نیاز می باشند. یک کارمند با پتانسیل بالا شخصی است که توانایی پیشرفت در یکی از این موارد را دارد:

الف) یک پست مهم؛

ب) یک سطح بالاتر از مسئولیت؛

ج) یک سطح بالاتر از مهارت فنی. این گام شناسایی باید در سطح بخشی توسط مدیریت ارشد و تیم مدیریت اجرایی برای کل سازمان تکمیل شود.

۳) شناسایی شایستگی ها: موضوعی که خود، بخشی از نگرانی و ناامیدی را ایجاد می کند، این است که شرح شغل و تلاش مستمر برای اصلاح آن، محل کار کنونی را منعکس می کند. به عنوان یک جایگزین، قلمرو قدرت می تواند به آرامی شرح شغل را در مجموعه های محدودی از وظایف موقتاً متوقف کند و در مقابل، در جهت استفاده از شایستگی هایی که طبقه بندی مشاغل بخشی و حتی سازمانی را گسیخته می سازد، حرکت کند. مثال هایی از شایستگی­ها شامل: مربی­گری، تصمیم سازی، ابتکار عمل، مدیریت تعارض و سرسختی می باشند. شایستگی ها باید در درون سیستم مدیریت عملکرد سازمان انسجام یافته باشد. امتیاز شناسایی شایستگی ها به عنوان بخشی از جانشین پروری انتخاب توانایی هایی است که برای محیط کاری امروز و فردا ضروری است.

۴) تجزیه و تحلیل کامل شکاف:  هدایت تجزیه و تحلیل یک شکاف برای تعیین وجود یا اندازه آن در شایستگی برای هر پست می باشد.

۵) انتخاب فعالیت های آموزش و توسعه: تنوعی از منابع در دسترس برای افراد و گروه ها برای بستن شکاف ها و ساخت شایستگی های قدرتمندتر در کارمندان وجود دارد، مانند این استراتژی های توسعه کارمندان: مأموریت های شغلی، همایشات سطح بالا، چرخش شغلی، غنی سازی شغلی و … می باشد. در حالی که آموزش می تواند راه حلی مؤثر باشد، گرایشاتی برای اتکای بیش ازحد بر آموزش در بسیاری از سازمان ها وجود دارد. این گام از فرایند جانشین پروری برای انتحاب و طراحی این استراتژی های توسعه ایجاد شده است. آن سوی گزینه های در دسترس برای آموزش و توسعه کارمندان، طیفی از راه حل ها در خلال این سطح از طرح جانشینی باید در نظر گرفته شود که شامل کارمندیابی و انتخاب، نگهداری و مداخلات سازمانی مانند بهبود فرایند، ساختار بازسازی شده و سیستم های سنجش می باشد.

۶) آموزش مدیریت:  مدیران باید در آموزش متمرکز بر تقویت مهارت ها و گسترش نیاز به دانش برای توسعه استعداد گزارشات مستقیم خود مشارکت داشته باشند. هر مدیر به عنوان یک مشارکت کننده برای جانشین بایستی در هماهنگ کردن با دیگران در سازمان برای انجام این موارد فعالیت کند: شناسایی نیازهای جایگزین کلیدی و افراد با پتانسیل بالا و پست های مهم که شامل جانشین پروری می شوند؛ مشخص کردن فعالیت ها و نتایج کاری حال و آینده؛ مقایسه عملکرد فردی حال و پتانسیل فردی آینده و برقراری طرح های توسعه فردی برای آماده ساختن جایگزین ها و توسعه افراد با پتانسیل بالا