تعریف عملکرد

در یک سازمان هر فرد برای پیشرفت و نیل به اهداف تعیین شده شغلی نیاز به آگاهی از موقعیت خود دارد. این آگاهی موجب می شود که او از نقاط قوت و ضعف عملکرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهیدات لازم را برای اثر بخشی بیشتر کوشش هایش به کار برد.سازمان ها نیز نیاز به شناخت کارآیی کارکنان خود دارند تا بر اساس آن وضعیت نیروی انسانی خود را بهبود بخشند و بدین طریق بر حجم ارائه خدمات خود بیفزایند و در روند حرکت های خود تحولات مثبت را ایجاد کنند.به قول یکی از فیلسوفان اسلام شناس زمانی یک مجموعه می تواند باقی بماند و اثر مطلوب بدهد که آن مجموعه موزون باشد، و یا به عبارتی از لحاظ مقدار لازم هر جزء و کیفیت ارتباط اجزا با یکدیگر در آن مجموعه توازن یا عدالت برقرار باشد.( میر سپاسی، ۱۳۶۵)

عملکرد به درجه انجام وظایفی که شغل یک کارمند را تکمیل می‌کند اشاره دارد (بایرز و رو ، ۲۰۰۸، ۲۱۶) و نشان می‌دهد که چگونه یک کارمند الزامات یک شغل را به انجام می‌رساند. عملکرد اغلب با «تلاش» که اشاره به صرف انرژی دارد یکسان تلقی می‌شود، اما عملکرد براساس نتایج فعالیت‌ها اندازه‌گیری می‌شود. برای مثال یک دانشجو ممکن است تلاش زیادی را در آماده شدن برای آزمون بکار گیرد اما نمره کمی دریافت کند در این مورد تلاش زیادی صورت گرفته اما عملکرد پایین بوده است. به عقیده بایرز ورو (۲۰۰۸،۲۱۷) عملکرد افراد در یک موقعیت می‌تواند به عنوان نتیجه ارتباط متقابل بین: الف) تلاش، ب) توانایی‌ها و ج)ادراکات نقش تلقی شود.” تلاش"، که از برانگیختگی نشأت می‌گیرد اشاره به میزان انرژی (فیریکی یا ذهنی) که یک فرد در انجام وظیفه استفاده می‌کند دارد.” توانایی‌ها"، ویژگیهای شخصی مورد استفاده درانجام یک شغل هستند و” اداراکات نقش” به مسیرهایی که افراد باور دارند بایستی تلاشهایشان را در جهت انجام شغلشان هدایت کنند، اشاره می‌کند.نو و دیگران  (۲۰۰۸، ۳۴۵) عملکرد را ناشی از ویژگیهای شخصی، مهارت‌ها و نظیر آن می‌دانند همانطور که شکل ۱٫ نشان می‌دهد این ویژگیها از طریق رفتار کارکنان به نتایج عینی تبدیل می‌شوند.در واقع کارکنان تنها در صورتی که دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگیهای ضروری برای انجام یک شغل را داشته باشند می‌توانند رفتارشان را نشان دهند.

)    شکل ۲-۴: مدل ارزیابی عملکرد در سازمانها (نو و دیگران، ۲۰۰۸ ، ۳۴۵

دیگر مؤلفه‌ اساسی مدل نو و همکاران، استراتژی‌های سازمانی است. اغلب ارتباط بین مدیریت عملکرد و استراتژی‌ها و اهداف سازمان نادیده گرفته می‌شود. نهایتاً مدل یاد شده اشاره می‌کند که محدودیت‌های موقعیتی نیز نقش اساسی در عملکرد افراد ایفا می کند. همانطور که قبلاً ذکر شد، افراد ممکن است رفتار مناسبی انجام دهند اما نتایج مناسبی کسب نکنند. بنابراین، کارکنان بایستی دارای ویژگیهای مشخصی برای انجام مجموعه‌ای از رفتارها و دستیابی به برخی نتایج باشند و به منظور دستیابی به مزیت‌های رقابتی، ویژگیها، رفتارها و نتایج بایستی به استراتژی‌های سازمانی گره زده شوند.

تعریف ارزیابی

تعاریف مختلف و متنوع می تواند به گستره دانش آدمی از مفهوم وحیطه عمل یک موضوع یا مبحث بیفزاید.لذا ما به تعریفی از ارزیابی در مدیریت اشاره می کنیم:

درمدیریت، ارزیابی به معنی ارزش نسبی پدیده ها که با به کارگیری معیارهای معین مورد سنجش قرار می گیرد.

۲-۳-۲- ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد کارکنان فرایندی است که با فلسفه ایجاد زمینه مناسب برای شایسته پروری انجام می شود و علاوه بر مراحل ارتقا، انتقال، و خروج کارکنان؛ فرایند جذب ، به کارگماری و انتصاب را براساس معیارها بررسی می کند. در حقیقت سازمان ها به عنوان موجودی اجتماعی به ضرورت، نیازمند قاعده ای برای ارزیابی شایستگی های کارکنان خود هستند تا در تصمیم گیری های اجرایی، رشد و بالندگی کارکنان و بازخورد به کارکنان و همچنین پژوهش های سازمانی از آن استفاده کنند (Spector,2003) فرایند ارزیابی عملکرد به دلیل اینکه نه فقط در بهره وری و رشد سازمان ها بلکه در میزان خشنودی شغلی، رفتار شغلی، تعهد کاری و به طور کلی سلامت جسم و روان کارکنان تأثیر انکار ناپذیری دارد؛ از اهمیت و حساسیت ویژه ای برخوردار است. همچنین ارزیابی عملکرد با رفتارهای فرانقشی درسازمان مانند رفتار مدنی سازمانی و انگیزش شغلی در ارتباط است.( Bachrach et al,2006)

صاحب نظران و محققین معتقدند که عملکرد موضوعی اصلی در تمامی تجزیه وتحلیل های سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ارزیابی و اندازه گیری عملکرد نباشد،مشکل است. صاحب نظران و محققین توجه به موضوع عملکرد سازمان را باعث توسعه تئوری سازمانی ذکر می کنند و عملکرد را موضوع اصلی درفضای عملی نیز می دانند.از این رو توجه محققین سازمان و مدیریت و علوم سیاسی، اقتصاددانان، مدیران اجرایی را به خود جلب نموده است.

شناخت مسائل و مشکلات و بهینه سازی نظام ارزیابی عملکرد، دست کم از دو بعد دارای اهمیت است: اول اینکه سازمان ها نیازمند آگاهی از کارایی کارکنان خویش اند تا بتوانند برای بهبود عملکرد و ارتقای بهره وری فردی و سازمانی، وضعیت منابع انسانی خود را بهبود بخشیده، بر کمیت و کیفیت تولیدات خود بیفزایند. دوم اینکه، آگاه شدن کارکنان از نتایج عملکرد خود برای آنها مطلوب بوده، عموماً احساس رشد خواهند کرد؛ به این صورت که به نقاط قوت و ضعف خود پی برده، برای افزایش توانمندی های خویش براساس واقعیات تلاش خواهند کرد. ارزیابی عملکرد کارکنان، فرایندی بسیار مهم و از حساس ترین مسائلی است که مسئولان سازمان با آن روبه رو هستند.(تاج الدین و همکاران،۱۳۸۸، ۴۲) ارزیابی و اندازه گیری عملکرد موجب هوشمندی سیستم و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می شود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است.ارزیابی و اندازه گیری عملکرد بازخورد لازم را در موارد زیر ارائه می کند.( پیتر، ۱۳۷۳)

با پیگیری میزان پیشرفت در جهت اهداف تعیین شده، مشخص می شود که آیا سیاست های تدوین شده به صورت موفقیت آمیزی به اجرا در آمده اند؟با اندازه گیری نتایج مورد انتظار سازمانی و هم چنین اندازه گیری و رضایت کارکنان و مشتری ها مشخص می شوند آیا سیاست ها به طور صحیح تدوین شده اند.علاوه بر این،سیستم های حامی عملکرد و حامی مدیریت عملکرد مکانیزم های تشویقی را تهیه می کند که یادگیری و دانش سازمانی را به طرق زیر ارتقاء می دهد:

• ارائه شاخص های رشد سازمانی؛
• شناسایی نکات بهبود؛
• توسعه شکوفایی استعدادهای کارکنان.

یک دستگاه اجرایی زمانی عملکرد خوب دارد که کارکردش را اندازه گیری کنند.این دستگاه نیازمند اندازه گیری عملکرد و یادگیری است که بتواند به پیشرفت سازمانی کمک کند و شاخص های رشد سازمانی، بهبود موثر، و پیشرفت های مستمر را شناسایی کند. سیستم اندازه گیری قادر خواهد بود تا افراد و تیم ها را شناسایی ونیز حسن نیت کارکنان را به اهداف دستگاه اجرایی سنجیده و اعتماد و شایستگی آنان را ارتقاء دهد.

تعداد محدودی از سازمانها به دنبال آن هستند که از طریق بهسازی عملکرد کارکنان خود بهره وری را افزایش دهند در حالی که ارزیابی عملکرد اهمیتی استراتژیکی دارد زیرا اگر برگه ارزیابی به گونه ای اثربخش طرح ریزی شده باشد به منزله قرارداد فی مابین سازمان و مستخدم عمل می کند. این قرارداد به مثابه نظام ارزیابی و نظارت است و باعث می شود که ارزیابی عملکرد بهتر بتواند به مقاصد زیر خدمت نماید:(خادم و حاجی آبادی،۱۳۸۷، ۲۷)

جدول ۲-۱: مزایای ارزیابی عملکرد در سازمان

۲-۳-۳- فواید ارزیابی عملکرد

در صورت تحقق هدف های ارزشیابی عملکرد فواید و منافع ذیل را برای سازمان وکارکنان به دنبال خواهد داشت:

• ایجاد میل و رغبت به کار و پیدایش احساس امنیت در کارکنان ؛
• اعمال کنترل صحیح و ایجاد معیارهای اصولی برای انجام کار که باعث هوشیاری مسئولان و تعیین میزان کیفیت وکمیتی از یک کار که برای سازمان قابل قبول است،می گردد؛
• ایجاد زمینه برای تعالی و پیشرفت کارکنان مستعد؛
• کاهش نارضایتی و شکایات ناشی از تبعیض های غیر اصولی ویا غیرعمدی؛
• تطبیق هر چه بیشتر شرایط فکری، روحی و جسمی کارکنان با شغل شان از طریق شناخت و انداز ه گیری نقاط قوت وضعف آنان؛
• برآورد کمی وکیفی نیروی انسانی در جهت تأمین نیازهای سازمان؛
• استعدادیابی و علاقمند کردن افراد ساعی به کار؛
• جهت دار شدن برنامه های آموزشی؛
• خودشناسی (آگاهی از نقاط قوت وضعف عملکرد خویش)؛
• تعیین اعتبار و اصلاح معیارهای استخدامی؛
• آگاهی سرپرست یا مدیر از عملکرد کارکنان زیر دست و هم چنین آگاهی زیر
• دست از نظریه مقام مافوق نسبت به عملکرد خویش؛
• بهبود ارتباطات سازمانی و ایجاد جو روابط انسانی مطلوب؛
• شناخت هنجارها و نا هنجاری های رفتاری در سازمان؛
• به حداقل رساندن تنش ها، تعارضات و اصطحکاک های بین مدیران وکارکنان.(سماواتی و نجات،۱۳۸۹، ۲۶)

طی یک نظرسنجی از ۱۰۶ روانشناس صنعتی ۱۰ کاربرد مختلف برای داده های حاصل از ارزیابی عملکرد بیان شده است که عبارت اند از:

• مدیریت حقوق و دستمزد
• ارائه بازخورد عملکردی
• شناسایی نقاط قوت وضعف افراد
• مستندسازی
• تشخیص عملکرد فردی
• شناسایی عملکرد ضعیف
• کمک به تعیین و تبیین اهداف
• تصمیمات در خصوص ترفیع
• بازخرید یا بازنشستگی پرسنل
• ارزیابی میزان دستیابی به اهداف (صدرالسادات،۱۳۸۷، ۹۸)

سینگر نیز کاربردهای متفاوت ارزیابی عملکرد را مطابق نمودار ۲-۵ بیان می کند:

نمودار ۲-۵:کاربردهای ارزیابی عملکرد کارکنان (عباس پور،۱۳۸۲)