منبع ( وحدت و دیگران، ۱۳۸۷: ۵۶)
برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات بایستی با برنامه ریزی جامع سازمان همراستا گردد. درواقع واحد فناور ی اطلاعات و سایر واحدها ی سازما نی بایست ی در جهت اهداف مشترکی برای سازمان تلاش کنند . باتوجه به اینکه در کشو ر ما به کارگیری فناور ی اطلاعات بحث نسبتاً جدیدی می باشد و چالش های بسیار ی را پیشرو ی خود می بیند، یکی از مهمترین مسائلی که در این زمینه مطرح می باشد، برنامه ریزی استراتژیک برا ی فناوری اطلاعات بصورت کارا و اثربخش می باشد. چهار دلیل عمده برای گرایش سازمانها به برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات وجود دارد که عبارتند از:
-
- گسترش و بهبود فناوری
-
- کمبود نیروی انسانی متخصص
-
- محدودیت منابع سازمان
-
- پیدایش سیستم یکپارچه
برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات با اهداف زیر تهیه می شود:
- کسب شناخت از محیط سازمان و استراتژیهای آن
- تعیین استراتژیها و سیاست های کلان فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از مأموریت و اهداف سازمان
- تدوین معماری اطلاعاتی شامل فهرست، مشخصات و ارتباط سیستم های اطلاعاتی
- تعیین نیازهای اجرایی عمده برای توسعه و اجرای سیستم های اطلاعات در سازمان
- تعیین مشخصات زیرساخت های سختافزاری و ارتباطی فناوری اطلاعات
- تعیین مشخصات نیروی انسانی مورد نیاز سازمان برای پیاده سازی و اجرای سیستمهای اطلاعات
کلیه گروه های یک سازمان می توانند در برنامه ریزی فناوری اطلاعات آن سازمان سهیم باشند، لیکن حد مشارکت هر یک و راهبری آن در سازمانهای مختلف با توجه به مدل انتخاب شده برای برنامه ریزی متفاوت است. مدیران بخشهای اطلاعاتی سازمان و مدیران عالی اغلب به عنوان سکان دار، اعضای ثابت کمیته
برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات می باشند. تحلیل گران سیستم، مدیران بخشهای غیر اطلاعاتی، کاربران، برنامه ریزان سیستمهای کامپیوتری، پرسنل عملیاتی، مشاوران و عرضه کنندگان خدمات سخت افزاری خارجی به تناسب سطح، حیطه فعالیت و تخصص خود باید در برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات در سازمان مشارکت نمایند(وارد و دیگران،۲۰۰۲: ۹-۸).
برنامه ریزی استراتژیک سیستمهای اطلاعاتی به عنوان یک چالش دارای مسایل و مشکلاتی می باشد. علیرغم وجود چارچوب های مختلف برنامه مذکور بعنوان یک فعالیت پیچیده محسوب شده و مسایلی باعث می شود که مانع از موفقیت این برنامه شود یا اینکه برنامه ریزان را با مشکل روبرو کند. تحقیقات بسیاری در این زمینه انجام گرفت که در قالب پیمایش های میدانی، مطالعات موردی و مطالعات بنیادی ارائه شده است. در راستای درک و تشخیص صحیح این مسایل واجرای موفقیت آمیز برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی این مقاله به طبقه بندی و سازماندهی این مشکلات پرداخته و سپس در قالب یک مدل مفهومی به ارائه راهکارهایی برای اجرای موفقیت آمیز آن پرداخته است. این راهکارها به سازمانها کمک می کند تا با درک و شناخت جوانب گوناگون فرایند برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی خود را از قبل برای برخورد با مسایل ومشکلات این نوع فعالیت آماده کرده باشند(وحدت و دیگران،۱۳۸۹: ۵۲).
امروزه برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات یکی از عوامل اساسی یکپارچگی کسب‌و‌کار و فناوری اطلاعات و حصول مزیت رقابتی می‌باشد. با وجود اهمیت این موضوع، باز هم شاهد گزارش شکست‌های متعدد شرکت‌ها در این حوزه هستیم. یکی از دلایل نرخ بالای شکست برنامه‌ریزی استراتژیک در سازمانها، توجه بیش از حد به یک عامل و عدم توجه کامل به سایر عوامل سازمانی می‌باشد(مانیان و دیگران،۱۳۸۷: ۸۳).
مدل مراحل رشد وظیفه تکنولوژی اطلاعات در یک سازمان می‌تواند به‌عنوان چارچوبی برای ارزیابی ویژگی سیستمهای اطلاعاتی در سازمان به‌کار رود(نولان[۱۰۸]،۱۹۷۹). تاکید اصلی نولان بر این است که بخش سیستمهای اطلاعاتی در یک شرکت از میان شش مرحله توسعه عبور می‌کند. همان‌طور که سازمان از بین شش مرحله رشد می‌کند، توانایی سیستمهای آنها، روشهایی برای کنترل آنها و درک آنها جامع‌تر و پیشرفته‌تر می‌شوند. پیشرفت تا مرحله بلوغ به شرکت امکان می‌دهد که برای حفظ وظیفه سیستمهای اطلاعاتی کمتر تلاش کند و کوشش خود را بیشتر بر استفاده از تکنولوژی اطلاعات برای تامین مزیتهای عملیاتی و استراتژیک متمرکز سازد(وارد[۱۰۹] و دیگران،۲۰۰۲: ۱۰).
شکل ۲ -۱ مراحل رشد نولان
منبع(وارد و دیگران،۲۰۰۲: ۱۰)
۲-۱۴دستاوردهای برنامه ریزی استراتژیک فن آوری اطلاعات
مهم ترین دستاوردهای حاصل از برنامه ریزی استراتژیک فن آوری اطلاعات به شرح ذیل خواهد بود:
-
- صرفه جویی در سرمایه گذاری در زمینه فن آوری اطلاعات و هدفمند نمودن آن
-
- فراهم سازی بستر مناسب برای پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی یکپارچه
-
- متحول شدن و نوسازی زیر ساخت های موجود فن آوری اطلاعات سازمان در راستای هماهنگی با آخرین فن آوری های روز.
-
- مسائلی که باید دربرنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی، مشخص شده ومورد بررسی قرارگیرند
-
- تشخیص فواصل و شکاف‌های وضعیت موجود با معماری مطلوب
-
- شناسایی و بررسی موانع
-
- طراحی گزینه‌ها و جایگزینهای ممکن
-
- تحلیل مقایسه‌ای جایگزین‌ها و انتخاب گزینه برتر
-
- تعیین برنامه‌ها و راهبردهای پیاده سازی فناوری اطلاعات و ارتباطات
-
- تشخیص منابع مورد نیاز برای دستیابی به وضعیت مطلوب
-
- شریح و تعیین پروژه‌های اولویت دار و تهیه اطلاعات لازم (جعفرخانی.۱۳۸۸ :۳۷).
۲-۱۴ ضرورت تدوین برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات
ورود به عرصه فناوری اطلاعات بدون توجه به برنامه ریزی استراتژیک، مسائل عمیق تری را در سازمانها پدید می آورد که مهمترین انها عبارتند از:
-
- سرمایه گذاریهای فناوری اطلاعات از اهداف کاری پشتیبانی نمی کنند.
-
- سیستمهایی که یکپارچه طراحی نشده اند باعث دوباره کاری، تأخیر، اتلاف منابع و در نتیجه کاهش
بهره وری می گردد.
- سیستمهایی که یکپارچه طراحی نشده اند باعث دوباره کاری، تأخیر، اتلاف منابع و در نتیجه کاهش
-
- فقدان ابزاری برای تعیین اولویتها در رابطه با مصرف منابع
-
- فقدان روشی برای تصمیم گیری در خصوص سطوح مطلوب منابع یا چگونگی و زمان به کارگیری منابع خارجی
-
- ضعف اطلاعات مدیریتی
-
- تضاد بین متخصصین فناوری اطلاعات و سایر کارکنان
-
- عدم سازگاری استراتژیهای فناوری اطلاعات با اولویت های کاری
-
- کاهش بهره وری در مدیریت موثر منابع اطلاعاتی
-
- تضعیف موضع رقابتی سازمان
-
- نا توانی سازمان در مواجهه با تغییرات
-
- کاهش کیفیت محصولات و خدمات
-
- کاهش سهم بازار(وارد و دیگران، ۲۰۰۲: ۱۱).
۲-۱۵ مزایای تدوین برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات
برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات، یک رویکرد نیاز مدار[۱۱۰] است و از تولید ، انباشت و توزیع اطلاعات بی مصرف یا کم مصرف، تا حد زیادی جلوگیری می کند. یکی از وجوه برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات شناخت و بهره گیری از فناوری های پیشرفته در زمینه اطلاعات است. سازمانی که به تحولات سریع فناوری اطلاعات و بهره گیری از دستاوردهای آن بی اعتنا باشد، بسرعت از گردونه در عرصه تولید و مصرف اطلاعات عقب می افتد. از سوی دیگر، رویکرد شتابزده و بدون برنامه به همه دستاوردهای تکنولوژیک جدید، به هرج و مرج و ناهماهنگی منابع اطلاعاتی سازمان می انجامد. یکی از کارکردهای برنامه راهبرد اطلاعاتی سازمان، یافتن راه حل مناسب برای گسترش خدمات انفورماتیک سازمان است که حد تعادلی میان پایداری ابزارها و بهره گیری از نوآوریها برقرار کند . یکی از بزرگترین مشکلات سازمانها گسترده در زمینه اطلاعات ، ناهماهنگی منابع اطلاعاتی موجود و دشواری ارتباط و انتقال اطلاعات در بین منابع است . برنامه استراتژیک اطلاعات با تعیین محیط و استانداردهای مشترک در سازمان ، بستری برای انتقال و ارتباط اطلاعات فراهم
