Title 113
چکیده:
طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستمهای بهبود فرایند اداری کشور ما را فرا گرفته است و بسیاری از سازمانها ، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستمها از خود نشان می دهند اما باید بررسی نمود که چنین سیستمهایی تا چه اندازه توانسته به مدیران سازمانها در بهبود تصمیم گیری کمک نماید وآیا توانسته چنین سیستمهایی انتظارات مدیران را در تصمیم گیری ها براورده نماید . هدف اصلی ازاین تحقیق بررسی تاثیر مدل سازی هدف گرای فرایندهای سازمانی با رویکرد تقسیم و غلبه بر بهبود تصمیم گیری مدیران می باشد وبه تجزیه و تحلیل آثار و نتایج حاصل از مدل سازی فرایندهای اداری برتصمیم گیری مدیران، بررسی و شناسایی عوامل موثر بر موفقیت مدل سازی فرایندها اداری از نظر تامین اطلاعات مناسب نظیر صحت،دقت،بهنگام بودن و اقتصادی بودن، بررسی اثرات مدل سازی فرایندها اداری بربهبود فرایند تصمیم گیری مدیران، ارائه راهکار برای بهبود عملکرد جهت بهره برداری می باشد.روش تحقیق علی – مقایسه ای می باشد .ونتایج حاصل از تحقیق نشان داد که مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان در تحقق یافتن اهداف سازمانی اثربخش است ازنظر مدیران سازمان،مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان می تواند واقع گرایانه باشدوبا منابع موجود قابل پیاده سازی بوده و موثر است همچنین ازنظر مدیران سازمان، مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان قابل فهم و بدون ابهام بوده و برای تحقق مقررات و خط مشی های مقرر کمک می کند و شواهدی بررد فرضیهای سه گانه مذکور وجودنداشت.

کلید واژه ها : فرایندهای سازمانی، مدل سازی هدف گرا، تقسیم و غلبه، آموزش و پرورش

مقدمه :

در دنیای کنونی، سازمانی شانس بقا دارد که سازوکارهای لازم برای آگاهی سریع از تغییرات و توانایی پاسخگویی سریع به آنها را نیز دارا باشد. سازمانها به مرور زمان و در اثر تجربه دریافته اندکه رویکرد وظیفه ای در اداره امور، انعطاف و پویایی را از بین میبرد. سازمانهای وظیفه مدار به سختی می توانند در برابر تغییرات محیطی از خود انعطاف نشان داده و با محیط سازگار شوند. رویکردی که در مقابل رویکرد وظیفه ای به سازمانها پیشنهاد می شود، رویکرد فرآیندی است. لذا امروزه برای بقا و موفقیت باید رویکرد فرآیندی داشت و باید برعملکرد فرآیندها و مدیریت و بهبود آنان تمرکز نمود.
فرایند عبارت است از مجموعهای از فعالیتهای مرتبط یا تأثیرگذار که ورودی را به خروجی تبدیل میکنند و مدل سازی فرایند یک روش سیستماتیک برای سازماندهی، مدیریت و بهبود مستمر فرآیندهای سازمان است. مدل سازی فرایند، مدیریت و دیدن سازمان به صورت سیستمی از فرآیندهای چند وظیفه ای به جای وظایف عمودی میباشد به منظور دستیابی به موفقیت در مدل سازی فرایند، نه تنها ضروری است که توجه به فرایند در راس تمام فعالیتها و برنامه های سازمان قرار گیرد و سازمان برنامه و طرحی منظم را دراین زمینه تدوین و تعقیب نماید، بلکه لازم میباشد که عوامل کلیدی موفقیت مدل سازی فرایند شناسایی و با یک روش و برنامه مشخص مورد ارزیابی قرار گیرند
.

فصل اول
کلیات تحقیق
۱ – ۱- پیشگفتار
در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نمائیم ، و گر نه بهای سنگینی بابت عدم تغییر پرداخت خواهیم کرد .( دکترنوردال ، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره وری : پیام مدیریت )
سازمان ها را در سبز فایل از بکار گیری سیستم های بهبود و مدیریت فرایند پیش رفته گزیری نیست و آینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند .و بکارگیری آنها مولد شتاب فزاینده هست و شتاب ، این تأثیر را دارد که هر واحدی از زمان را که صرفه جویی می شود از واحد قبلی آن با ارزش تر می سازد . بدین ترتیب حلقه باز خورد مثبتی به وجود می آید که شتاب را شتاب می بخشد.
یک مدیر کار آمد بدون داشتن اطلاعات مورد نیاز خود قادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده نیست . مدیران به منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مد نظر قرار دادن متغیر های محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیر های آن شناسائی و تدبیر مناسب در بر خورد با آنها اتخاذ نمایند . این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام درون و برون سازمانی و نیز امکان بهره برداری بهینه از آنها را دارد . مدل سازی فرایندهای اداری با بهره مندی از ابزار های نوین جمع آوری و پردازش داده ها می تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید . مدل سازی فرایندهای اداری تأثیر به سزایی در صحت ، دقت ، اقتصادی بودن، بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران وحوزه استادی آن را دارد در این تحقیق اثرات مدل سازی فرایندها اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران در اداره آموزش و پرورش را مورد بررسی قرار می گیرد .
۱-۲- بیان مسأله
مدیریت و تصمیم گیری دو واژه نزدیک به هم در مدیریت و انجام امور سازمان می باشند و بدون تردید ، تصمیم گیری ، مهم ترین کار مدیران ارشد است که به آسانی نیز می توان در آن مرتکب اشتباه شد . اما اگر کل فرایند را به گونه ای متفاوت بنگرید وضعیت نیز فرق خواهد کرد .در اغلب مواقع ، تصمیم گیران ، یک فرایند جانبدارانه را به کار می گیرند که شاید غیر بهره ورترین و ناکارا ترین راه برای انجام امور باشد . آنها تصمیم گیری را بسان منازعه ای می بینند که در آن به دفاع از راه کار های مورد نظر خود می پردازند . فرایندهای اداری را به صورت گزینشی ارائه می کنند و با خودداری از ارائه داده های متضاد می توانند موقعیتی متقاعد کننده فراهم آورده ، در برابر مخالف ایستادگی کنند . اما فرایند مؤثرتر وجود دارد که فرایندجستجو گر است .در طی این فرایند ، افراد مجموعه متنوعی از گزینه ها را پیش روی خود قرار داده و با همکاری یکدیگر بهترین راهکار را جستجو می کنند وفرایندهای موجود در سازمان بهدرستی شناسایی شده و با انجام مطالعه دقیق مدیریت می شوند و مدیران می توانند فرایند های موجود را به صورت همگرایانه با اهداف شناسایی وبه کارگیرند در واقع با مدیریت مناسب فرایند، خواسته های یک فرایند به نتیجه رسیده در نتیجه از اثر بخشی لازم برخوردار خواهد بود با این که روش های متفاوتی برای مدل سازی فرآیندها ارائه شده است، اما هیچ یک از این روش ها ارائه کننده جامعی برای فرآیندها در بخش مدیریت نمی باشد. در واقع در این روش ها بین اهداف، نقش ها ، قوانین، مراحل انجام کار، یکپارچگی مورد انتظار وجود ندارد.برای حل این مشکلات در این تحقیق از روش تجزیه و تحلیل RUP استفاده شده است . با توجه به آنچه که گفته شد در این تحقیق سعی در استفاده از روش اصول مندی در سازمان با رویکرد بالا به پایین یا تقسیم و غلبه است که بتواند مسیر و ابزار لازم برای ارزیابی و هدایت سازمان را در اختیار تیم توسعه و مدیران سازمانی بگذارد. مطالعه موردی در این تحقیق، سازمان آموزش و پرورش است
۱–۳ اهمیت و ضرورت تحقیق
آینده جایی نیست که به آنجا می رویم ، بلکه جایی است که آن را بوجود می آوریم ، آنهم با راههایی که به آینده می سا زیم .مزیت ملی ، در کشور هایی پدید می آید که مدیران تنهادر صدد افزایش کارایی نباشند ، بلکه حرکت های سازمانی شأن در راستای استراتژی کلی باشد ( دکتر مایکل پورتر ، استاد دانشگاه هارورد : پیام مدیریت ).
تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی می نهند که روی آوری به مدل سازی فرایندهای اداری یکی از آنها است . برای حل مسائل پیش رو که در هر سازمانی به وقوع می پیوندد از مراحلی همچون تشخیص درست مسئله ، بررسی زمینه های مختلف حل مسئله ، انتخاب بهترین راه حل و اجرای آن و کنترل و حصول اطمینان از درست کار کردن راه حل ، عبور می شود . سازمانها به منظور درک صحیح مسئله زمان زیادی را صرف مطالعه و شناسائی راه حلهای مسئله می نمایند. حل برخی مسائل پیچیده سازمانی زمان طولانی را می طلبد و مدل سازی فرایندهای اداری پشتیبانی بسیار خوب و مؤثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد .
متحول شدن فرایند های اداری در سازمانها و موسسات از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت . بدین منظور استفاده از مدل سازی فرایندهای اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد.
سازمانهای پیشرو با تشخیص به موقع خود را در مسیر و معبری که به شاهراه تمدن جهانی می پیوندد قرار می دهند چرا که با غفلت از این تحول عظیم در گرد و غبار عبور سریع کاروان سازمانهای فردا گم خواهند شد . زندگی در فرهنگ الکترونیکی یعنی زندگی در تغییر ، تغییر به عنوان شرط بقا.
این تحقیق به آشکارسازی نقاط قوت و ضعف سیستم فرایندهای اداری در سازمان متبوع مؤثر باشد بلکه می تواند درسرعت بخشیدن به انتخاب الزامات سازمانهای مدرن ، در بعد تجهیز به فناوریهای سخت افزاری نرم افزاری سبز فایل در سازمانهای همنوع و در سطح وسیعتر در سازمانهای زیر مجموعه وزارت کشور و سایر سازمانها نقش آفرینی کند .
۱–۴ اهداف تحقیق
۱-۴–۱ هدف اصلی
بررسی تأثیر مدل سازی فرایندهای اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران اداره آموزش و پرورش در سال ۱۳۹۳
۱-۴–۲ اهداف فرعی
۱- بررسی و شناسائی عوامل مؤثر در موفقیت مدل سازی فرایندهای اداری از نظر تامین اطلاعات مناسب نظیر صحیح بودن و دقت و به هنگام بودن و اقتصادی بودن .
۲- ارائه راهکار برای بهبود عملکرد فرایندهای اداری جهت بهره برداری .
۱–۵ سؤالات تحقیق
۱-۵–۱ سؤال اصلی
آیا مدل سازی فرایندهای اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران اداره آموزش و پرورش و حوزه ستادی آن تأثیر دارد؟
۱-۵–۲ سؤالات فرعی
۱-ازنظر مدیران سازمان ،مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان در تحقق یافتن اهداف سازمانی اثربخش است؟
۲-ازنظر مدیران سازمان،تا چه حدی ،مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان می تواند واقع گرایانه باشدوبا منابع موجود قابل پیاده سازی بوده و موثر باشد؟
۳-ازنظر مدیران سازمان،تاچه میزان مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان قابل فهم و بدون ابهام بوده و برای تحقق مقررات و خط مشی های مقرر کمک می کند؟
۱-۶ -تبیین فرضیه های تحقیق
۱-ازنظر مدیران سازمان ،مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان در تحقق یافتن اهداف سازمانی اثربخش است
۲-ازنظر مدیران سازمان، مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان می تواند واقع گرایانه بوده وبا منابع موجود قابل پیاده سازی بوده و موثر می باشد
۳-ازنظر مدیران سازمان، مدل سازی فرایندها متناسب با اهداف سازمان قابل فهم و بدون ابهام بوده و برای تحقق مقررات و خط مشی های مقرر کمک می کند.
۱-۷- تعریف اصطلاحات و متغیرها
۱-۷-۱-مدیریت فرایند
عبارت است از ترکیبی از فعالیت ها وقوانین که هدف آنها دستیابی به هماهنگی و یکدستی (کامل) محصول به دست آمده از تکرارهای متوالی فرایند است واطمینان می دهد که همه تولیدات یکسان و مشابه اند.
۱-۷-۲- شبیه سازی با زبان مدل سازی نمادین یا UML
UML یک زبان مدلسازی نسل سوم است و روشی باز برای توصیف ویژگی ها، نمایش گرافیکی، ساختن و مستند سازی اجزای یک سیستم نرم افزاری در حال توسعه می باشد. از UML برای فهمیدن، طراحی، مرور، پیکربندی، نگهداری و کنترل اطلاعات سیستم‌های نرم افزاری استفاده می شود.
متغییر ها در این طرح عبارتند از :