ارتباط داده، اطلاعات و دانش
درک تمایز میان اطلاعات و دانش امری ضروری است، به خصوص در هزاره‌ای که با وفور داده‌ها و اطلاعات مواجه هستیم و دسترسی آسان به حجم عظیمی از اطلاعات، آنها را ظاهراً بی‌اهمیت جلوه می‌دهد. با این وجود، آنچه مهم است تمرکز بر روی آن دسته از الگوهای اطلاعاتی است که دانش می‌آفرینند و از این طریق به خلق شگفتی می‌پردازند(ربیعی و خواجوی، ۱۳۸۹).
در متن تکنولوژی اطلاعات، دانش از داده‌ها و اطلاعات مجزا است. داده‌ها، مجموعه‌ای از واقعیت‌ها و اندازه‌ها هستند، در واقع اطلاعات خام و اولیه‌ای هستند که هیچ‌گونه پردازشی بر روی آنها صورت نگرفته است. این در حالی است که اطلاعات، داده‌های سازماندهی شده یا پردازش‌یافته‌ای هستند که دارای تاریخ مصرف مشخصی بوده و از دقت بالایی نیز برخوردارند. دانش نیز اطلاعاتی است توان تأثیر بر رفتار و عمل را داشته باشد.
عملی بودن به معنای ارتباط با دیگر حوزه‌هاست، به این منظور اطلاعات مرتبط می‌بایست در مکان، زمان و بافت مناسب به گونه‌ای در دسترس باشد که هر کس بتواند از آن در تصمیم‌گیری‌ها استفاده کند. به عبارتی دانش می‌تواند در حل مسائل به کار گرفته شود، این در حالی است که داشتن اطلاعات، ممکن است چنین کارکردی نداشته باشد. توان انجام عمل، بخش لاینفک از داشتن دانش است (سالوندی[۱]، ۲۰۰۸: ۱۷۷).
بر این اساس می‌توان گفت مابین داده‌ها، ارتباطات و دانش، یک فرایند سلسله مراتبی حاکم است که نهایتاً منجر به عمل و فعالیت می‌گردد. بدین شکل که با انتخاب و پردازش داده‌ها، اطلاعات تولید می‌شود. با انتخاب و ترکیب اطلاعات، دانش ایجاد می‌شود و با شکل‌گیری دانش، تصمیم‌گیری شده و عمل به وجود می‌آید.
شکل ۲-۱- فرایند سلسله مراتبی داده، اطلاعات و دانش
منبع: (سالوندی، ۲۰۰۸: ۱۷۷)
پس بر این اساس، مدیریت داده‌ها و مدیریت اطلاعات و دانش در عین مرتبط بودن، حوزه‌های مجزا و متمایزند. سیستم مدیریت داده، امور تکراری و روزانه سازمان‌ها و نهادها را خودکار کرده و انواع محدودی از اطلاعات را به دست می‌دهد. سیستم مدیریت اطلاعات به کاربران امکان می‌دهد که داده‌ها را تا سطح معینی کنترل و دوباره‌چینی کرده و از این طریق به آنها کمک می‌کند تا ارتباط میان داده‌ها را کشف کنند. مدیریت دانش نیز با بهره‌گیری از اطلاعات و ترکیب صحیح آنها به ترویج اشتراک و یادگیری مشارکتی در سازمان کمک می کند(تبریزی و رحیمی، ۱۳۸۷: ۶۷).
۲-۱-۳- انواع دانش
پیرامون دانش و انواع آن، طبقه‌بندی‌های مختلفی صورت گرفته است. به طوری که در یک طبقه‌بندی خاص، دانش به چهار نوع شامل؛ دانش نیروی انسانی، دانش مکانیزه، دانش مستند و دانش خودکار (اتوماتیک) تقسیم گردیده است.
- دانش نیروی انسانی: دانشی است که در مغز اعضای سازمان وجود دارد.
- دانش مکانیزه: دانشی است که حاصل وظایف ویژه و یکپارچه در سخت‌افزار و ماشین‌آلات می‌باشد.
- دانش مستند: دانشی است که به صورت بایگانی، کتاب، سند، دفتر کل، دستورات، نمودارها و … دخیره می‌گردد.
- دانش خودکار: دانشی است که به صورت الکترونیکی ذخیره شده و به وسیله برنامه‌های رایانه‌ای که وظایف خاصی را پشتیبانی می‌کند، قابل دسترسی است.
شکل ۲-۲- طبقه‌بندی انواع دانش
دانش مکانیزه
انش انسانی
دانش خودکار دانش مستند
منبع: (اقتباس از: امانتی، ۱۳۸۹)
در طبقه‌بندی دیگری که در خصوص انواع دانش صورت گرفته و به نظر جامع‌تر می‌آید، دانش به دو نوع صریح و ضمنی تقسیم شده است.
- دانش صریح[۲]
دانش صریح یا آشکار، دانشی است که به آسانی قابل انتقال است، به طوری که می‌توان به کمک یک سری از نشانه‌ها همچون حروف، اعداد و … در قالب نوشته، صدا، تصویر، عکس، نرم‌افزار و یا پایگاه داده، آن را تدوین و کدگذاری نمود. دانش صریح، دانشی است بر پایه قانونمندی که با استناد به قوانین، فعالیت‌ها را با واقعیت‌ها منطبق می‌سازد. این دانش، در طراحی داده‌ها، شیوه‌های عمل استاندارد و ساختار داده بکار می‌رود. این دانش، سازمان را قادر می‌سازد تا از سطح معینی از کارآیی و کنترل، رضایت داشته باشد. معمولاً دانش صریح در سازمان‌ها به شکل قوانین و برنامه‌ها و رویه‌های روزمره در می‌آیند که بر اساس آن، هر یک از کارکنان به انجام وظایف خود مشغول می‌شوند. این نوع از دانش به آسانی مبادله می‌شود. در این نوع از دانش می‌توان مفاهیم و عقاید اصلی را یادداشت نموده و سپس آنها را از شخصی به شخص دیگر منتقل کرد (کریمی، ۱۳۸۷: ۴)
- دانش ضمنی[۳]
دانش ضمنی یا پنهان، دانشی است ذهنی و شخصی، که به آسانی قابل بیان، انتقال، اشتراک و فرموله کردن نیست.
بینش، بصیرت، شعور و درک شخصی، ترفندها و فوت و فن‌های بکار گرفته شده توسط هر کس در حوزه دانش ضمنی او قرار دارد. دانش ضمنی به سادگی قابل کدگذاری و تبدیل به قوانین و دستورالعمل‌ها نیست و از طریق مشاهده و تقلید به دست‌می‌آید.
دانش ضمنی از طریق مهارت کارکنان و از راه تجربه به دست می‌آید. در واقع دانش ضمنی، یک دانش شخصی است و انتقال آن به وسیله سنت و تجربیات مشترک صورت می‌گیرد و اگر به صورت همه‌جانبه در نظر بگیریم به عنوان یک حرفه می‌باشد.همچنین، طرح کارآموزی و آمــوزش ضمن کار.
دانش ضمنی، کارآیی را تضمین می‌کند. یعنی در صورتی که در سازمان، کارها به درستی انجام شود، آن سازمان می‌تواند به اهداف خود دسترسی یابد. ضمن این که باید در نظر داشت که این دانش می‌تواند زمینه خلاقیت و نوآوری را نیز مهیا سازد. بر این اساس، سازمان‌ها باید یادگیری دانش ضمنی را برای افزایش مهارت و ظرفیت خلّاق کارکنان‌شان، تشویق نموده و دانش صریح را برای نهایی کردن کارآیی به کار گیرند. در نتیجه، سازمان می‌تواند به دانش سوم یعنی دانش جامع‌تر دست یافته و تمامی منابع هوشمند جهت رسیدن به کارآیی را ایجاد و منسجم نماید.
در هر حال آنچه که در مورد تمایز این دانش می‌توان گفت، این که؛ دانش ضمنی در قلمرو دانش شخصی، شناختی و تجربی قرار می‌گیرد در حالی که دانش صریح، بیشتر به دانشی اطلاق می‌شود که جنبه عینی، عقلائی و فنی‌تر دارد. بیان دانش ضمنی با واژه‌ها دشوار است، لذا فن‌آوری اطلاعات به طور سنتی روی استفاده از دانش صریح متمرکز شده است، در حالی که سازمان‌ها برای انجام مؤثر کارهایشان نیازمند یکپارچه کردن هر دو نوع دانش هستند. از این رو در حال حاضر سازمان‌ها درصدد ایجاد روش‌هایی جهت تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح می‌باشند، به طوری که بتوان آن را تدوین، ثبت و ذخیره نمود و این همان چیزی است که مدیریت دانش به عنوان هدف اصلی خود دنبال می‌کند (امانتی، ۱۳۸۹: ۴۲-۴۰).
۲-۱-۴- عوامل مؤثر بر بکارگیری دانش
عوامل مختلفی می‌تواند در بهره‌گیری از دانش تأثیرگذار باشد که عوامل زیر از جمله مهم‌ترین آنها می‌باشد(تولایی، ۱۳۸۹) :
- اعتباربخشی به دانش
اعتبار بخشی به دانش، فرایند سختی از کنترل، آزمون و بهبود مداوم دانش پایه برای رسیدن به واقعیت‌های موجود و بالقوه است.
- ارائه دانش
ارائه دانش حاکی از شیوه‌هایی است که از آن طریق دانش به اعضای سازمان ارائه می‌شود. به طور کلی سازمان‌ها می‌توانند روندهای مختلفی در جهت ایجاد دانش پایه خود اتخاذ نمایند. با این وجود دانش سازمانی در موقعیت‌های مختلفی توزیع شده، روندهای مختلفی را در بر دارد و در رسانه‌های مختلف چاپی و الکترونیکی ذخیره شده است و هر کدام گونه متفاوتی از ارائه دانش را ایجاب می‌کند.
- توزیع دانش
لازم است که دانش قبل از بهره‌برداری در سطوح سازمانی و در درون سازمان به اشتراک گذارده شود. تعامل بین فناوری‌های سازمان، فنون و افراد می‌تواند اثر مستقیم بر توزیع دانش داشته باشد.
- کاربرد دانش
به طور کلی دانش سازمانی باید در جهت محصولات، خدمات و فرایند سازمان به کار گرفته شود. اگر سازمانی به راحتی نتواند شکل صحیح دانش را در جای مناسب آن مشخص نماید در عرصه‌های رقابتی با مشکل مواجه خواهد شد. زمانی که نوآوری و خلاقیت راه پیروزی در جهان امروز است، سازمان باید بتواند دانش مناسب را در جای مناسب به کار گیرد.
- فرهنگ ایجاد دانش
سازمان‌ها به منظور هدایت دانش فردی در جهت اهداف سازمانی، باید محیطی برای اشتراک، انتقال و تقابل دانش در میان اعضا به وجود آورده و افراد را در این جهت آموزش دهند. در واقع برای بسط «دانش» باید هر فعالیتی را در راستای توسعه تعامل منطقی بین کارکردها هدایت نمود(خوانساری و حری، ۱۳۸۷).
۲-۱-۵- فرایند خلق دانش
برای ایجاد و خلق دانش، عموماً چهار مدل به شرح زیر مطرح می‌باشد:
۱- اجتماعی‌سازی[۴] (تبدیل دانش از ضمنی به ضمنی)
افراد از طریق کنش‌های اجتماعی می‌توانند در دانشی که جنبه شخصی داشته و فرموله کردن آن دشوار است، تا حدودی شریک شوند. در این حالت افراد مستقیماً دانش ضمنی خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارند. برای مثال، به اشتراک گذاشتن تجربیات جنگی فرماندهان، که از طریق بازگویی خاطرات جنگ صورت می‌گیرد.
تبدیل دانش ضمنی به ضمنی از طریق مشارکت در تجربیات و تقلید و تمرینات، همچنین از طریق تعلیم استاد- شاگردی، شرکت در کنفرانس‌ها و سمینارها، یا در خلال تعامل بین کارکنان در زمان‌های استراحت حاصل می‌شود.
۲- برونی‌سازی[۵] (تبدیل دانش از ضمنی به صریح)
برونی‌سازی یعنی تبدیل دانش شخصی افراد، که کیفیت ضمنی دارد به دانش صریحی که قابل انتقال به افراد یا گروه‌های دیگر باشد. معمولاً از طریق بیان و اظهار دانش ضمنی و تبدیل آن به صورت صریح صورت می‌گیرد، مثل یک گزارش یا مستندسازی. در این حالت جهت تبدیل دانش ضمنی به دانش آشکار، تجربه و بینش، کدگذاری و رمزبندی شده و به شکلِ قابل استفاده برای دیگران در می‌آید.
۳- تلفیق[۶] (تبدیل دانش از صریح به صریح)
از طریق فرایندهای گوناگون مستندسازی، افراد می‌توانند دانش صریحِ مشخصی را به شکل‌های مختلفی ارائه کنند، با این هدف که مخاطبان بیشتری به آن دانش دسترسی داشته باشند. به عنوان مثال، دانش صریح ریاضی یا فیزیک را که در قالب فرمول‌ها و نظریه‌ها شکل می‌گیرد، می‌توان طوری نوشت که برای گروه‌های سنی مختلف قابل استفاده باشد. در محیط‌های سازمانی، مستندسازیِ استراتژی‌ها، دکترین‌ها و استانداردهای فنی و عملیاتی از این نوع هستند.
۴- درونی‌سازی[۷] (تبدیل دانش از صریح به ضمنی)
زمانی که افراد، دانش صریح خود را نهادینه کرده و به اشتراک می‌گذارند و سپس از آن برای وسعت بخشیدن به دانش ضمنی خود و تجدیدنظر در آن استفاده می‌کنند. چالش اصلی در مدیریت دانش، تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح است. درونی‌سازیع بر این فرض استوار است که تبدیل دانش صریح به دانش ضمنی می‌تواند خالق دانش تازه‌ای در درون فرد باشد. تبدیل دانش صریح به ضمنی، کارکنان را قادر می‌سازد دانش را در پاسخ و رفتار خود به گونه‌ای ادغام کنند که در مواجهه با موقعیت یا مشکلی که کاربرد دانش لازم است بتوانند آن را به کار ببرند(کریمی، ۱۳۸۷).
شکل ۲-۳- فرایند خلق دانش
|
منبع: (کریمی، ۱۳۸۷)
۲-۱-۶- ویژگی‌های دانش
دانش، خودسامانده است؛ دانش برخلاف داده‌ها و اطلاعات، دارای قدرت سازندگی است. در واقع دانش شبیه هر سیستم زنده‌ای است که در تعامل با محیط رشد می‌کند.
دانش، نامرتب و به هم ریخته است؛ این ویژگی از خصلت انتزاعی بودن دانش نشأت می‌گیرد. به هم ریختگیِ دانش از یک نوع نظم غایی حکایت دارد و می‌تواند باعث نوعی وحدت و انسجام گردد.
دانش چند بعدی است؛ چند بعدی بودن دانش باعث پیچیدگی این مفهوم گردیده است. برای درک دانش، باید ابعاد مختلف آن از جمله ابعاد فردی، گروهی، سازمانی، فنی و تکنولوژیکی، نهفته و عینی را مدنظر قرار داد.
مهم‌ترین عامل انتقال دانش، زبان است؛ برخلاف داده‌ها و اطلاعات که از طریق سیستم‌های کامپیوتری و اسناد و مدارک و کتاب‌ها قابل انتقال هستند، زبان، مهم‌ترین عامل انتقال دانش است. این ویژگی، اهمیت تعامل‌های رو در رو، تیم‌ها و گروه‌های کاری را در سازمان آشکار می‌سازد.
دانش، مثل ماهی لغزنده است؛ ضرب‌المثل معروفی می‌گوید که گرفتن ماهی آسان‌تر از نگهداشتن آن است. در مورد دانش نیز وضع به همین‌گونه است به طوری که کسب و تحصیل آن، به نظر ساده‌تر از حفظ و نگهداشت آن است، به همین منظور حفظ و نگهداشت دانش به ویژه در سازمان‌ها و مؤسسات، نیازمند ساز و کارهای لازم است.
دانش خود به خود اتفاق نمی‌افتد؛ رشد دانش در افراد، گروه‌ها و همچنین سازمان‌ها مستلزم وجود بستری‌های مناسب است. سازمان‌ها باید فرآیندهای لازم جهت رشد و پرورش دانش را فراهم کنند.
دانش یک پدیده اجتماعی است؛ دانش قبل از آن یک پدیده فنی و تکنولوژیکی باشد، یک پدیده اجتماعی است. یعنی انسان‌ها مهم‌ترین عامل شکل‌گیری و انتقال آن هستند.
دانش یک پدیده از دست رفتنی است؛ سازمان‌ها باید به این نکته توجه داشته باشند که اگر نتوانند دانش‌‌های نهفته افراد را مورد شناسایی قرار داده و به دانش آشکار تبدیل کنند، در اثر فراموشی، این دانش‌ها را از دست خواهند داد. لذا باید در کدگذاری و دانش‌نگاری تبحر پیدا کنند(اقبال سراب و اسماعیلی، ۱۳۸۶).
[۱] . Salvandy
[۲] - Explicit Knowledge
[۳] - Tacit Knowledge
[۴] - Socialization
[۵] - Externalization
[۶]- Combination
[۷] - internalization
