۳کاربردتکنولوژی اطلاعات در مدیریت

تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی مدیران را قادر می سازد تا با سازمان ، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری بر قرار نمایند . سیستم اطلاعاتی مدیران اجرائی ، سیستم تصمیم گیری گروهی و سیستم پیام دهنده الکترونیکی از مهمترین دستاوردهای تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی است . فایده هایی که تکنوژلوی اطلاعات بر فرایند مدیریت داشته است می توان به شرح زیر بر شمرد :

• مشارکت بیشتر در تصمیم گیری : مدیران برای ایجاد ارتباط بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنند . با بهره گرفتن از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می توان وقت یا تلاشی را که در این راه صرف میشود کاهش داد. بویژه زمانی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار داشته باشند ..برای مثال، فردی که می خواست محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی فرستاد و در رابطه با محصول جدید نظر خواهی کرد . او پیش از ۱۵۰ پیشنهاد از چهار گوشه جهان دریافت کرد که تقریبا همه آنها از کسانی بودند که با وی هیچ گونه آشنایی نداشتند . گذشته از این ، نتیجه تحقیقات   نشان می دهد که تکنولوژی پیشرفته اطلاعات باعث می شود که تماسهای بین مدیران رده بالاو رده پایین سازمان افزایش یابد .مدیران رده میانی سازمان می توانند به صورت مستقیم با مدیر تماس بگیرند ، و یک معاون می تواند به طور مستقیم با مهندس طراح تماس بگیرد .در یکی از بزرگترین خرده فروشی های دنیا که انواع شکلات و شیرینی را تولید و عرضه می کند ، کارکنان واحدها و شاخه های مختلف سازمان با بهره گرفتن از سیستم ارتباط الکترونیکی به صورتی مستقیم با مدیر عامل تماس می گیرند  و دیدگاه ها و یا نظریه های خود را درباره محصولات شرکت های رقیب و واکنش مشتریان را به اطلاع وی می رسانند .
• افزایش سرعت تصمیم گیری :استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شود که سازمان وقت کمتری را صرف گردهمایی های لازم برای تصمیم گیری نمایند .همچنین کاربرد این تکنولوژی توانسته است مدت زمانی را که سازمان ها باید صرف تفویض اختیار کنند کاهش دهند .تکرار پیام ها کاهش می یابد و گروه های ذی نفع می توانند به صورت مستقیم با یکدیگر تماس برقرار کنند .برای مثال شرکت زیراکس توانست زمان جلسه یا گرد همایی را (با بهره گرفتن از سیستم کامپیوتری جدید ) کاهش دهد .پیش از تشکیل جلسه لازم نیست هیچ گونه نوشته ای یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شود . هر واحدی طرح خود را بصورت پیام الکترونیکی ، پنج روز پیش از جلسه می دهد ، و هر یک از مدیران عالی اجرائی آن را مطالعه می کند .زمان جلسه کوتاه است زیرا هر یک از آنها پیش از آن به حد کافی برای مسئله مورد نظر وقت صرف کرده است .
• افزایش سرعت شناسایی مسائل :با بهره گرفتن از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی ، فعالیت های سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار می گیرد . برای مثال ، داده های مربوط به فروش و تحقیقات بازار ( از نظر خرده فروشی ها و بررسی های انجام شده ) برای مدیران دستیاب تر می شود .مدیران می توانند به صد ها مخزن اطلاعاتی درباره صنعت ، امور مالی و الگوهای آماری دسترسی داشته باشند .این سیستم اطلاعاتی به سازمان ها و مدیران امکان می دهد تا حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنه بسیار وسیع تر جمع آوری نمایند .برای مثال مدیر عامل یک شرکت بزرگ خرده فروشی می گوید من می توانم از هر یک از واحد ها و فروشگاه های خود اطلاعات گوناگون بگیرم . مثلا می دانم چند مشتری از واحد الف در باره شکلات یا نان قندی چه پرسش هایی کرده اند یا چه تعداد از مشتریان ( به دلیل حساسیت داشتن به ماده خاصی )درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی پرسش داشته اند ، و سر انجام اینکه من از هر گونه اظهار نظر مشتریان در باره انواع شیرینی هایی که تولید و عرضه می کنیم آگاهی می یابیم .

طرح ریزی سازمان :

اینک سازمان ها به اثرات شگرفی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعات بر ساختار سازمانی دارد پی برده اند .نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده این اثرات را به شرح زیر مشخص ساخته است :

• کاهش ارتفاع هرم سازمان : کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمان ها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند . سازمانی که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرد به جای رعایت دقیق سلسله مراتب اداری سعی می کند به کارکنان و اعضای سازمان اختیار بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از ۱۳ به ۴ کاهش دهد . نمونه دیگر شرکت بیمه آتناست که با بهره گرفتن از تکنولوژی اطلاعاتی تیمی را جایگزین سیستم سرپرستی قدیمی کرد که طبق سلسله اختیارات منسوخ کار می کردند .
• تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر :با توجه به دیدگاه مدیریت ، کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت سازمان شود .مدیرانی که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می توانند از این تکنولوژی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری گرد آورند . و تصمیمات بیشتری بگیرند که این اغلب مسولیت بیشتری در پی خواهد داشت .از سوی دیگر ، مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریت خود را نا متمرکز کنند می توانند با به کار گیری این تکنولوژی ، اطلاعات بیشتری را در اختیار کارکنان و اعضای سازمان قرار دهند و بر میزان مشارکت آنها در تصمیم گیری ها و استقلال و خود مختاری آنان بیفزایند . فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در تعیین نتیجه کاربرد این تکنولوژی ( در جهت متمرکز بودن و یا نا متمرکز ساختن مدیریت ) نقص اصلی ایفا می کند .
• بهبود هماهنگی :شاید یکی از بزرگترین ره آوردهای تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران حتی زمانی دفاتر یا فروشگاه ها در نقاط مختلف دنیا پراکنده اند می توانند با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار سازند .سه روش حاصل از کاربرد تکنولوژی (یعنی سیتم پیام دهنده الکترونیکی ،سیستم اطلاعات مدیران اجرائی و تشکیل میزگرد از راه دور )مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند و از فعالیت ها و نتایج کار یکدیگر آگاه شوند . سیستم کامپیوتری کانال های ارتباطی جدیدی بوجود می آورد که مدیران می توانند با بهره گرفتن از آن به صورت یک گروه درایند و دارای رفتار گروهی گردند . این تکنولوژی در از میان برداشتن موانع به مدیران کمک می کند و نوعی احساس گروهی خلق می نماید که به هویت سازمانی ( یعنی به همان چیزی که قبل از این وجود نداشت )راه می برد .
• شرح دقیق تر وظایف : با کاهش وظایف اداری ، کاربرد این تکنولوژی موجب می شود که سیاستها به صورتی دقیق تر و شرح وظایف به صورتی مفصل تر بیان شود. شرکتهایی که از تکنولوژی پیشرفته اطلاعات استفاده می کنند شباهت زیادی به سازمان های خدماتی پیدا می کنند . پست های مدیریت و اداری که پس از به کار گیری این سیستم اطلاعاتی باقی می مانند باید به صورتی آگاهانه تر عمل کنند . و به کارهای سنگین تر دست یازند و آماده حل مشکلات گوناگون باشند .
• افزایش کارکنان متخصص : کاربرد سیستم اطلاعات پیچیده نیازمند کارکنان بسیار آموزش دیده و حرفه ایست که بتوانند با این سیستم کار کنند و آن را سرپا نگه دارند . در بیشتر موارد سازمان ها پس از به کار گیری این تکنولوژی کارگران غیر ماهر خود را با افراد ماهر و متخصص جایگزین می نمایند . برای مثال گروه بانک داران آمریکای شمالی پس از به کار گیری ” سیستم خدماتی مشتریان “مجبور شد نسبت کارکنان ماهر و حرفه ای خود را از ۳۰ به ۶۰ برسانند . این سیستم ، جایگزین تعداد زیادی از نیروهای دفتری شد . برای کارهایی چون نامه نویسی ، بایگانی و پر کردن فرمها تعداد اندکی کارمند لازم بود و بقیه منتظر خدمت شدند . مدیران رده های بالایی و میان سازمانی با بهره گرفتن از این تکنولوژی می توانند بخشنامه ها  و پیام های خود را بنویسند و با بهره گرفتن از سیستم پست الکترونیک ارسال کنند .

۲-۲-۴-۴ عوامل موفقیت در استفاده از تکنولوژی اطلاعات

برای اینکه استفاده از تکنولوژی اطلاعات  در عمل موفقیت آمیز باشد، الزمات و عواملی در این کار دخیل هستند که می توان آنها را به دو نوع فنی وسازمانی تقسیم بندی کرد که به اختصار برخی از آنها شامل موارد زیر است
۱ - انجام میزان مناسبی از تحلیل و پژوهش در بازار. مانند مدل های سنتی، تجارت الکترونیک مستلزم برنامه ریزی مناسب تجاری و قوانین بنیادین برای عرضه و تقاضاست.
۲ -ایجاد راهی آسان و ایمن برای مشتریان برای تاثیری گذاری بر روی تراکنش هاست. کارت های اعتباری شناخته ترین ابزار پرداخت هزینه از طریق اینترنت هستند که برای حدود ۹۰ درصد خریدهای آنلاین به کار می رود.
۳ - ایجاد قابلیت اعتماد و امنیت. سرورهای موازی، مسائل سخت افزاری، تکنولوژی هایی که خطا نکنند و پنهان بودن اطلاعات می توانند این نیاز را برآورده کنند.
۴ - ایجاد سازمانی که دارای کارایی کافی برای واکنش مناسب به هر نوع تغییر در محیط های اقتصادی، اجتماعی و فیزیکی باشد.
۵ - ایجاد یک پایگاه اینترنتی جذاب که شامل نمای ظاهری مناسب است.
۶ - ارائه اطلاعات کافی از محصول.

۲-۲-۴-۵موانع پیش روی تکنولوژی اطلاعات  در ایران
فاکتورهایی که در بالا به عنوان عوامل موفقیت در استفاده از تکنولوژی اطلاعات ذکر شد، تنها در شرایط و موقعیتی می توان از آنها سخن به میان آورد که بسترهای لازم برای ایجاد آنها فراهم شده باشد. به طور کل می توان عنوان کرد که ایجاد و گسترش زیرساخت های ارتباطی و اطلاعاتی اصل نخستین برای راه اندازی و استفاده از تکنولوژی اطلاعات است. سپس باید از سواد اطلاعاتی یا سواد دیجیتالی سخن به میان آورد. واقعیت این است که در جامعه کنونی ما درمورد این دو موضوع با معضلات اساسی مواجه هستیم. سوال اینجاست که تاکنون در ایران تا چه میزان زیرساخت های اطلاعاتی مناسب و کارآمد بوجود آمده است و تا چه میزان عامه مردم به اینترنت دسترسی دارند و سپس در مرحله بعدی، چه درصدی از مردم دارای مهارت و سواد لازم برای ناوبری در دنیای مجازی و انجام تراکنش ها و مبادلات خود از این طریق هستند. اینها دو مساله اساسی است که در زمینه های دیگر مانند حکومت الکترونیک یعنی استفاده دولت ها از تکنولوژی اطلاعات برای مبادله و ارسال اطلاعات به شهروندان نیز بروز و ظهور پیدا می کنند. همچنین در کنار آنها مسائلی مانند وجود زیرساخت های فیزیکی مناسب در دنیای واقعی نیز اهمیت پیدا می کنند. مثلاً آیا پست می تواند مرسوله های خریداری شده در دنیای مجازی را به سرعت در اختیار خریداران قرار دهد؟ آیا مسائل امنیتی در وب سایت ها رعایت شده است و این اعتماد در خریدار نسبت به فروشنده مجازی وجود دارد که بتواند با طیب خاطر اقدام به خرید کالا کند؟

یقیناً ما تا رسیدن به این مرحله راه درازی در پیش داریم، حداقل می توان انتظار داشت که در موقعیت و شرایط فعلی بخش غالب جامعه نتواند از مزایای تجارت الکترونیک استفاده کند و این فرصت تنها در اختیار قشر خاص و اقلیت نخبگان جامعه باشد که هم به اینترنت دسترسی دارند و هم از سواد دیجیتالی لازم برای انجام تراکنش الکترونیکی برخوردارند

ارزیابی عملکرد:

مدیریت سازمان ها بدون توجه به عملکرد آنها امکان پذیر نیست . برای اندازه گیری عملکرد سازمان ها نیاز به یک سیستم دقیق و کارآمد می باشد که از آن به عنوان سیستم اندازه گیری عملکرد نام برده می شود.برای سیستم اندازه گیری عملکرد،تعاریف مختلفی ارائه شده است که هر کدام از جنبه خاصی به این موضوع نگریسته است اما تعریف کوتاه و کاملی از این سیستم را می توان به شکل زیر ارائه کرد:

یک سیستم اندازه گیری عملکرد ، میزان دستیابی سازمان به اهداف از پیش تعیین شده را از طریق اندازه گیری مجموعه ای از شاخصها تعیین می کند.

نکات اساسی یک سیستم اندازه گیری عملکرد شامل موارد در پی آمده است:

- اهداف واضح، واقع گرا و قابل سنجش که از مأموریت سازمان و برای مدیریت و برنامه ریزی نشأت می گیرند

- اندازه های عملکرد برای سنجش میزان دستیابی به مأموریت و اهداف.

- داده های درست تکرار پذیر و قابل قبول

- سیستم بازخورد برای پشتیبانی و بهبود مستمر فرایندهای سازمان (طبیب زاده ، ۱۳۸۴،۴۱ )

تعاریف ارزیابی عملکرد:

از واژه <<ارزیابی عملکرد >>تعاریف بسیاری ارائه شده است

وردر و دیویس معتقدند: ارزیابی عملکرد فرآیندی است که عملکرد شاغل با آن اندازه گیری می شود و هنگامی که درست انجام  شود کارکنان، سرپرستان، مدیران و درنهایت سازمان از آن بهره مند  خواهد شد( تولایی ۱۸،۱۳۸۵)

ارزیابی عملکرد در بعد سازمانی معمولاً مترادف با اثربخشی فعالیت ها است. منظور از اثربخشی میزان دستیابی به اهداف، برنامه ها با ویژگی کارآ بودن فعالیت ها و عملیات است. (رحیمی،۱۳۸۵،  ۳۶ )

۲-۲-۴-۶ زمینه های بکارگیری تکنولوژی اطلاعات ( فناوری اطلاعات) در سازمان

سازمان ها در چهار زمینه زیر از فناوری اطلاعات بهره می گیرند

-۱ امور پردازشی اطلاعات

-۲ امور تصمیم گیری

-۳ اشتراک اطلاعات

( -۴ نوآوری ( صرافی زاده ۲۰،۱۳