اندازه گیری عملکرد
بهبود
عملکرد
ارزیابی عملکرد
برنامه ریزی بهبود عملکرد
شکل۲-۱ چرخه عملکرد (الهی ،۱۳۷۸، ص ۵۳)
۲-۱-۵ جایگاه اندازه گیری عملکرد
واحدهای اندازه گیری چند بعدی نیز می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.این شاخص ها شاخص‌هایی هستند که به صورت نسبت دو یا چند واحد پایه بیان می‌شوند .واحد اندازه‌گیری اکثر شاخص‌های عملکرد جزء یکی از شش گروه زیر قرار می‌گیرند. (حسن زاده ،۱۳۹۱،ص۷۱)
اثربخشی: میزان برآورده شدن توسط فرایند رانشان می‌دهد.
کارایی: میزان استفاده از منابع توسط هریک از فرآیندها برای رسیدن به اهداف نهایی رانشان می‌دهد.

کیفیت: درجهت تطابق کالا و یا خدمت با انتظارات ونیازهای مشتری.
زمان‌سنج : میزان درست انجام شدن و سروقت بودن هریک از عملیات را اندازه می‌گیرد.محدودیتی باید برای زمان انجام این فعالیت ها تعیین شود،این محدودیت‌ها برمبنای نیاز مشتریان تعیین می‌شوند.
بهروری :میزان ارزش افزوده هر فرایند را نشان می‌دهد که می تواند برمبنای تقسیم‌بندی ارزش نیروی کار و منابع مصرف شده باشد.
امنیت :میزان سلامتی سازمان ومحیط کاری کارمندان را اندازه‌گیری می کند.
۲-۱-۶ اهداف ارزیابی عملکرد
اهداف ارزیابی عملکرد را می توان به سه گروه اصلی زیر تقسیم کرد:
اهداف استراتژیک^[۳۰] : که شامل مدیریت استراتژیک و تجدید نظر در استراتژی هااست.
اهداف ارتباطی^[۳۱] : که شامل کنترل موقعیت فعلی ، نشان دادن مسیر آینده ، ارائه بازخور و الگوبرداری از سازمان‌های دیگر است.
اهداف انگیزشی^[۳۲] : که شامل تدوین نظام پاداش و همچنین تشویق بهبود و یادگیری^[۳۳] است.مسأله ارزیابی عملکرد (عامل موردبررسی و روش ارزیابی) سالیان زیادی است که محققان و کاربران را به چالش واداشته است. سازمان‌های تجاری در گذشته از شاخص‌های مالی به عنوان تنها ابزار ارزیابی عملکرد استفاده می‌کردند تا این‌که کاپلان و جانسون^[۳۴]در اوایل دهه ۱۹۸۰ پس از بررسی و ارزیابی نظام های حسابداری مدیریت بسیاری از ناکارایی^[۳۵]‌های این اطلاعات را برای ارزیابی عملکرد سازمان‌ها نمـایـان ساختـند کـه ایـن نـاکارایی ناشـی از افـزایـش پیچیـدگی^[۳۶] ســازمان‌ها و رقـابت بازار بود (,۱۹۹۷,PP207-225 Ghalayini). استفاده از سیستم های ارزیابی عملکرد^[۳۷] که تنها بر شاخص‌های مالی متکی هستند می تواند موجب بروز مشکلاتی برای سازمان شود که برخی از این مشکلات به شرح زیر است (Kaplan et. al,1992.PP71-79).
از آن‌جا که شاخص‌های مالی با استراتژی‌های سازمان ارتباط پیدا نمی کنند ممکن است با اهداف استراتژیک سازمان تضاد داشته باشند و موجب پدید آمدن مشکلاتی در تدوین استراتژی شوند معیارهای سنتی نظیر کارایی هزینه و مطلوبیت ممکن است باعث فشار آمدن به مدیران در جهت توجه به نتایج کوتاه مدت شده و در نتیجه هیچ‌گونه حرکتی به سمت بهبود صورت نگیرد.شاخص‌های مالی گزارش دقیقی درباره هزینه فرآیندها ، محصولات و مشتریان نمی دهند و تنها بر فرایند کنترل بخشی به جای کل نظام تأکید دارند.شاخص‌های مالی قادر به تشخیص هزینه های کیفی به شکل دقیق و مناسب نیستند و تنها تولید بیشتر را تشویق می کنند.
۲-۱-۷ مدل های سنجش و ارزیابی عملکرد
موفقیت استراتژی های هر شرکت در عملکرد آن شرکت منعکس می گردد، عملکرد یک شرکت میزان موفقیت یک شرکت در خلق ارزش برای قسمت های مختلف بازار است. در نهایت عملکرد شرکت بر اساس دستیابی به اهداف کسب و کار از طریق واحدهای مختلف شرکت تعیین می شود ، شرکت های با عملکرد مطلوب ارزش را در طول زمان خلق می نمایند . این امر در شرکت های با عملکرد نامطلوب صورت نمی گیرد. قسمت های مختلف بازار به دنبال ارزش های مختلفی هستند. بنابراین، خلق ارزش و عملکرد شرکت تنها از منظر قسمت های مختلف بازار قابل ارزیابی است. عوامل کلیدی ارزش افزائی از منظر عملکرد شرکت عبارتند از ۱) مشتریان ۲) تأمین کنندگان ۳) مالکان و اعتبار دهندگان . سه گروه ذکر شده مبادلاتی را از طریق بازار با شرکت انجام می دهند ، مشتریان کالا و خدمات را در بازار خریداری می نمایند، تأمین کنندگان محصولات و خدمات را از طریق بازارهای عامل به شرکت می فروشند و نیز مالکان و اعتبار دهندگان سهام شرکت یا اسناد بدهی را از طریق بازارهای مالی به فروش می رسانند (سایمونز، ۱۳۸۵، ص ص ۲۵۰-۲۴۹).
شاید بتوان دلایل وجود مدل های متفاوت برای ارزیابی عملکرد را به این صورت عنوان نمود که تمامی آنها به نحوی ایجاد ارزش می کنند و هر کدام ازدیدگاه خاصی به عملکرد می نگرند . این روش به مدیران کمک می کند تا بتوانند به بهبود عملکرد سازمان کمک کنند . به همین دلیل مدل های مختلفی جهت ارزیابی عملکرد طراحی شده است که به شرح زیر می باشد(طایی،۱۳۸۹،ص۷) :
الگوی تحلیل سلسله مراتبی^[۳۸] (AHP)
الگوی کارت امتیاز متوازن^[۳۹] (BSC)
الگوی تحلیل پوششی داده ها^[۴۰] (DEA)
مدل ترازیابی و الگوسازی^[۴۱] Benchmarking))
روش ابزار پیاده سازی پیشرفته کسب و کار( AMBITE)^[42]
مدل مالکوم بالدریج ^[۴۳] ( MB)
۲-۱-۷-۱ روش الگوی تحلیل سلسله مراتبی (AHP)
یکی از روش های مهم قابل استفاده در این زمینه که در علم مدیریت نیز کاربرد زیادی دارد، روش فرایند تحلیل سلسله مراتبی که از اصول اساسی تفکر تحلیلی زیر تبعیت می‌کند:
▪ اصل ترسیم درخت سلسله مراتب
▪ اصل تدوین و تعیین اولویت ها
▪ اصل سازگاری منطقی قضاوت ها
تصمیم گیری براساس روش AHP از مزیت های بسیاری از جمله الگوی واحد قابل فهم، تکرار فرایند، اجماع و تلفیق قضاوت ها، داده و ستانده بین عوامل تشکیل دهنده گزینه ها، ترکیب مطلوبیت گزینه ها، رویکرد تحلیلی و نظام گرایانه، عدم اصرار بر تفکر خطی، ساختار سلسله مراتبی و اندازه گیری موارد نامشهود در تدوین و تعیین اولویت ها برخوردار است. روش AHP با طبقه بندی سلسله مراتب ساختاری و وظیفه ای براساس مقایسات زوجی اولویت ها بنا شده است که تصمیم گیرنده، به ترسیم درخت سلسله مراتب تصمیم که عوامل مورد مقایسه و گزینه های رقیب مورد ارزیابی در تصمیم را نشان می دهد انجام داده و سپس مقایسات زوجی صورت می گیرد. همین مقایسات، وزن هریک از عوامل را در راستای گزینه های رقیب مشخص می سازد و در نهایت یک الگوریتم ریاضی^[۴۴] به گونه ماتریس های حاصل از مقایسات زوجی را با همدیگر تلفیق می سازد که تصمیم بهینه به منظور اختصاص ضرایب به بهترین وجه ممکن حاصل می شود. البته نرخ سازگاری تصمیم با قضاوت‌ها در این مرحله واجد اهمیت خاصی بوده و سازگاری مقایسات را مشخص می‌کند.(طایی،۱۳۸۹،ص۸).
۲-۱-۷-۲ روش ارزیابی متوازن (BSC)
روش ارزیابی متوازن، ابزاری در اختیار سازمان قرار می‌دهد تا بتواند اجرای استراتژی را از دیدگاه‌های مختلف دنبال کند و مهم‌تر از آن بر عملکرد راهبردی خود مدیریت داشته باشد. اما پیش از سنجش و مدیریت بر عملکرد بر مبنای استراتژی، لازم است که توصیفی دقیق و کامل از استراتژی در دست باشد که این امر بر عهده نقشه‌های استراتژی گذاشته شده است.(نصرآزادانی و همکاران،۱۳۸۹،ص۱۰). یک نقشه استراتژی، راهبرد سازمان را به شکل تصویری به گونه‌ای نشان می‌دهد که مدیران بتوانند راهبردهای مد نظر خود را بهتر به اجرا درآورند. مدیران این نقشه‌ها را در تشریح واضح استراتژی سازمان و نحوه ارتباط و پیوند آن با اهداف، بسیار مفید می‌دانند. نقشه‌های استراتژی به مدیران کمک می‌کند تا راهبرد خود را در سطح عملیاتی تشریح کرده و مدیریت کنند (et. al.,2011,P.594 Naini).
نقشه‌های استراتژی در بخش خصوصی براساس چهار منظر یا دیدگاه رشد و یادگیری^[۴۵]، فرآیندهای عملیاتی^[۴۶]، مشتری^[۴۷] و مالی^[۴۸]، و در بخش عمومی براساس پنج دیدگاه که شامل چهار دیدگاه قبلی به علاوه دیدگاه ذینفعان است، ترسیم می‌شوند. این نقشه‌ها تضمین می‌کنند که اهداف سازمان در این مناظر سازگار و ذاتاً همسو باشند. همسویی یعنی ، به جای آن‌که در سازمان اقدامات یک واحد از آن بر نتایج حاصل از واحد دیگر ضربه وارد کند، در سطح بهینه‌ای فعالیت کرده و بر آن متمرکز باشد. نقشه‌های استراتژی تمام روابط علت و معلولی را به گونه‌ای روشن می‌کنند که بتوان راهبرد مؤثر را توسعه داد و آن را به مرور زمان بهینه نمود.
الف )منظر مالی- سنجه های مالی از اجزا ی مهم نظام ارزیابی متوازن اند . به ویژه در سازما ن های انتفاعی سنجه های این وجه به ما می گوید که اجرای موفقیت آمیز اهدافی که در سه وجه دیگر تعییــن شد ه اند، در نهایت به چه نتایج و دستاورد مالی منجر خواهد شد . همه تلاش و کوشش را می توان صرف بهبود رضایت مندی مشتریان، ارتقاء کیفیت و کاهش زمان تحویل محصول و خدمات نمود، ولی اگر این اقدامات به نتایج ملموسی در گزارش های مالی ما منجر نشود ارزش چندانی نخواهد داشت.
ب) منظر مشتری- برای انتخاب اهداف و سنجه های مربوط به وجه مشتری ، سازمان ها می بایست به دو سؤال حیاتی پاسخ دهند : اول این که چه کسانی مشتری هــدف ما هستند؟ دوم ایــن که ارزش های
پیشنهادی ما برای آنها چیست؟ بسیاری از سازمان ها معتقدند که مشتریان خود را می شناسند و می دانند که برای آنها چه محصولات و خدماتی عرضه می کنند، ولی در واقع همه چیز را برای همه مشتریان عرضه می کنند. پورتر^[۴۹] معتقد است که عدم تمرکز بر بخش خاصی از مشتریان و ار زش های مورد نظر آنها موجب می شود تا سازمان ها نتوانند به مزیت رقابتی دست یابند.
ج) منظر فرآیندهای داخلی- در وجه فرآیندهای داخلی، سازمان ها می بایست فرآیندهایی را مشخص کنند که با برتری یافتن در آن بتوانند به ارزش آفرینی برای مشتریان خود ادامه دهند .
تحقق هر یک از اهدافی که در وجه مشتری تعیین می شود مستلزم انجام یک یا چند فرایند عملیاتی به صورتی کارا و اثربخش است . این فرآیندها باید در وجه فرآیندهای داخلی تعیین شده و سنجه های مناسبی جهت کنترل پیشرفت آن ها توسعه یابد . برای برآورده ساختن انتظارات مشتریان ممکن است به مجموعه ی کاملاً جدیدی از فرآیندهای عملیاتی نیاز باشد . توسعه ی محصولات و خدمات جدید، تولید، خدمات پس از فروش و مهندسی مجدد فرآیندهای تولیدی نمونه هایی از این قبیل فرآیندها هستند( طبری و آراسته، ۱۳۸۷، ص ۱۵).
د) منظر یادگیری و رشد- این منظر قابلیت ها؛ دانش، تکنولوژی و فضای کار مورد نیاز را برای حمایت از فرآیندها و فعالیت هائی که دارای اولویت سازمانی هستند تعریف می کند و شامل آموزش کارکنان و نگرش های فرهنگی مرتبط با بهبود فردی و سازمانی است.این که چگونه به کارکنان خود می‌نگریم،آیا کارکنان ما دانش و مهارت های مورد نیاز حال وآینده را دارند. برای دست یابی به چشم انداز، چگونه توانائی کارکنان را برای یادگیری و بهبود پایدار نگه داریم؟در این منظر توانمند سازی، تحقیق،نوآوری، توسعه کارکنان، انتقال دانش، مهارت‌ها، مطالعات محیط کار، ترک خدمت، تعداد داوطلبان مناسب و ماهر برای پست های کلیدی و بهره وری و رضایت کارکنان مطرح است.در یک سازمان با کارکنان فرهیخته^[۵۰] کارکنان منبع اصلی و تنها منبع دانائی هستند. در عصر تغییرات پرشتاب فن آوری؛ ضروری است که این نوع کارکنان دائماً در حال یادگیری باشند. منظر یاد گیری و رشد نیز یک شاخص آینده نگر است و رو به سوی آینده دارد و بنیان موفقیت هر سازمان پیشرو را تشکیل می دهد. نورتون و کاپلان بر این باورند که یادگیری مقوله ای فراتر از آموزش است.یادگیری دربرگیرنده مربیان؛ ابزار تکنولوژی و همه مواردی است که ارتباط بین کارکنان را تسهیل می بخشد و به آن‌ ها امکان می دهد به سرعت و به هنگام نیاز در امور مختلف حاضر باشند ( خسروی ،۱۳۹۰،ص ۱۰) .
کارت ارزیابی متوازن یک مفهوم نوین مدیریتی می باشد که به همه مدیران در همه سطوح کمک می کند تا بتوانند فعالیت‌های کلیدی خود را پایش و کنترل نمایند.کاپلان و نورتون آفرینندگان عرصه کنترل استراتژیک به شمار می روند. آن‌ ها پیشنهاد کردند که مدیران ، اطلاعاتی در خصوص چهار منظر را در یک کارت جمع آوری نمایند و به تحلیل آن‌ ها بپردازند .
در تحقیق هایی که در سال ۱۹۸۲ انجام شد ، مشخص گردید تنها ده درصد استراتژی هایی که به خوبی صورت بندی شده اند در عمل با موفقیت پیاده می شوند. در چنین شرایطی ، مدیران به دنبال ابزاری نیرومند در این زمینه می باشند. برای بسیاری از سازمان ها کارت ارزیابی متوازن از یک ابزار سنجش عملکرد به یک ابزار نیرومند جهت تحقق استراتژی تبدیل شده و به عبارت دیگر ، امروزه کارت ارزیابی متوازن به عنوان یک سیستم مدیریت استراتژی شناخته شده است . این روش ، از طریق کمک به برطرف کردن موانع پیاده سازی استراتژی و از طریق ایجاد فهم مشترک و ترجمه استراتژی سازمان به اهداف کلی ، معیارها ، اهداف کمی ، برنامه ها و ابتکارهای اجرایی در هر یک از دیدگاه ها؛ جایگاه خود را به عنوان ابزار تحقق استراتژی ها تثبیت کرده است.
سیستم مدیریت استراتژیک جدید ، شامل مجموعه ای از چهار فرایند مدیریت استراتژیک بین اهداف کوتاه مدت بهره وری و دیدگاه های بلند مدت رشد ، تأثیر متقابل دارد.کاپلان و نورتون این چهار فرایند مهم در پیوند استراتژی و کارت ارزیابی متوازن را چنین تشریح می کنند ( کاپلان و نورتون ،۱۳۸۸، ص ۵۰).
*تفسیر چشم انداز : مدیران ارشد یک سازمان ، چشم اندازهای روشن را بیان کرده و جهت ایجاد توافق بین سطح مدیریت ارشد ، تلاش می کنند . مدیران باید دیدگاه های خود را به واژه هایی که برای مدیران میانی و عملیاتی قابل فهم باشد ، ترجمه کنند.
*مراوده و ارتباط: معیارهای مربوط به اهداف که در اولین فرایند توسعه نمود پیدا کرده است ، باید تصحیح شده و در سطح شرکت بیان شوند . نقش هر واحد ، ترجمه دیدگاه ، بیان روشن آن و ارتباط با کلیه سطوح پایین تر سلسله مراتب می باشد.
* برنامه کسب و کار: در کارت ارزیابی متوازن، تأکید بر این است که برنامه ریزی استراتژیک و فرایند بودجه بندی ، یکپارچه باشد . همچنین ، معیارها بر پایه چهار دیدگاه بیان شده انتخاب و اهداف پایه گذاری شوند.