اندازه گیری عملکرد در سازمانها را می توان به ستون فقرات در انسان تشبیه کرد. دقیقاً مانند عملکرد ستون فقرات دربدن انسان، سیستم ارزیابی عملکرد، اطلاعات را به مرکز تصمیم گیری و عمل(مغز سازمان) فرستاده و تصمیمات اتخاذ شده را از آنجا به تمام بدن می فرستد و از این رو بخش حیاتی سازمان محسوب می شود. به منظور تشبیه بیشتر ارزیابی عملکرد به ستون فقرات انسان، ستون فقراتی که سالم بوده و وظیفه خود را دقیق انجام دهد این امکان را به مغز می دهد تا با تمام ورودی های حساس که در دسترس است دائماً در تماس باشد. سازمانها هم دقیقاً همین حالت را دارند.
اصول زیر در طراحی و گسترش یک نظام ارزیابی عملکرد شناسایی شده است:

1. 1. حضور مدیران ارشد در ارزیابی عملکرد

1. 1. 1. نیازمندی به یک چارچوب کلی برای اندازه گیری عملکرد

   

1. 1. هم خوانی شاخص های ارزیابی با اهداف و راهبردهای سازمان.

1. 1. منطقی، عینی و ملموس بودن اهداف و برنامه های ارزیابی عملکرد.

1. 1. اهداف و برنامه های ارزیابی عملکرد باید توانایی تبیین الگو های رفتاری را داشته باشند.

1. 1. مسئولیت و پاسخ گویی برای دستیابی به نتایج به وضوح مشخص و تفهیم شود.

1. 1. قوانین و مقررات و دستورالعمل های اداری نظام ارزیابی را حمایت و پشتیبانی می نماید.

1. 1. در تنظیم اهداف و برنامه ها و انتخاب روش های ارزیابی باید اقتضائات محیطی سازمان لحاظ شود.

1. 1. برنامه های ارزیابی عملکرد باید به گونه ای باشد که قابلیت اجرایی داشته باشد.

1. 1. ارزیابی عملکرد باید فرایند مدیریت منابع انسانی را در سازمان تسهیل و اثر بخش نماید.

1. 1. سیستم های ارزیابی عملکرد نباید صرفاً اطلاعات را انباشته کنند بلکه باید تصمیم گیرندگان را در فرایند تصمیم گیری یاری نمایند.

1. 1. نظام ارزیابی عملکرد باید مثبت باشد نه بازدارنده.

1. 1. مقرون به صرفه بودن.

1. 1. واقع گرایی در ارزیابی عملکرد (حقیقی و رعنایی، ۱۳۷۶: ۱۷۳).

۲-۴۴٫ الگوی فیشر برای ارزیابی عملکرد
در این الگو، شاخص های ارزیابی عملکرد به ۳ دسته شاخص های کیفی، نیمه کمی و شاخص های کمی تقسیم بندی شده اند. شاخص های کیفی اساساً استدلالی هستند و بر اساس قضاوت های ذهنی و درک شخصی افراد استوار است (مانند فرهنگ سازمانی، رهبری و خصوصیات اخلاقی). در شاخص های نیمه کمی، شاخص های ذهنی جای خود را به شاخص های کمی داده اند. به عبارت دیگر، برای قضاوت های کیفی افراد ارزش کمی تعیین می شود. شاخص های کمی شاخص هایی هستند که
می توانند فعالیت های مختلف انجام گرفته در سازمان را به صورت عدد و رقم بیان کنند(میرسپاسی، ۱۳۶۱: ۲۱۶).
۲-۴۵٫ الگوی اعتبار سنجی روشی برای ارزیابی عملکرد ارگانهای دولتی
الگوی اعتبار سنجی، فرآیندی است که از طریق آن، سازمان به واسطه صلاحیت های تشکیل دهنده اش، به وسیله نهادهای بیرونی معتبر شناخته می شود. هدف این فرایند این است که کیفیت عملکرد سازمانها را گواهی کند وآنها را در بهبود امرشان یاری دهد. الگوی اعتبار سنجی مستلزم ۲ مرحله ارزیابی است:
الف) ارزیابی درونی
ب)ارزیابی بیرونی
ارزیابی درونی مرحله آغازین کاربرد الگوی اعتبار سنجی تلقی می شود. در این مرحله سازمان به منظور اینکه عملکرد خود را در آینه ببیند اقدام به ارزیابی می کند تا جنبه های قوت وضعف خود را در یابد و به اصلاح نقطه ضعف ها بپردازد. به عبارتی، اعضا به صورت خود به خود به صورت بندی سؤالات ارزیابی پرداخته، روش های گردآوری داده های مورد نیاز را تعیین کرده و پس از تحلیل آنها شخصاً درباره خود قضاوت می کنند. این مرحله از الگوی اعتبار سنجی صرفاً برای تسهیل اجرای مرحله دوم انجام
می شود. در مرحله دوم اجرای این الگو، مدیران سازمان از خارج از نظام مورد ارزیابی به بازدید نظام می پردازند و ضمن بررسی گزارش ارزیابی درونی، گزارش رسمی ارزیابی نظام را تدوین می کنند. چنانچه سازمان مورد ارزیابی با معیارهای از قبل تعیین شده، فاصله غیر قابل انتظاری را نشان دهد، سازمان مورد ارزیابی مهلت می دهند تا در یک فاصله کوتاه امور خود را بهبود بخشد تا مجدداً سازمان مورد ارزیابی قرار گیرد (زوارزاده، ۱۳۷۸: ۱۸۷).
۲-۴۶٫ اهمیت ارزیابی و مدیریت عملکرد
بهبود مستمر عملکرد سازمان ها، نیروی عظیم هم افزایی^[۸۴] ایجاد می کند که این نیروها می تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه و ایجاد فرصت های تعالی سازمانی شود. دولت ها و سازمان ها ومؤسسات تلاش جلو برنده ای را در این مورد اعمال می کنند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالش های پیش روی سازمان و کسب بازخور و اطلاع از میزان اجرای سیاست های تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. تمامی موارد مذکور بدون اندازه گیری و ارزیابی امکان پذیر نیست(صادقیان، ۱۳۷۹: ۳۸).
لرد کلوین فیزیک دان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه گیری می گوید:« هرگاه توانستیم آنچه در باره آن صحبت می کنیم اندازه گرفته و در قالب ارقام بیان نماییم ، میتوانیم ادعا کنیم در باره موضوع مورد بحث چیز هایی می دانیم. در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده وهرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید»(رحیمی،۳۶:۱۳۸۵). علم مدیریت نیز مبین مطالب مذکور است. هر چه را که نتوانیم اندازه گیری کنیم نمی توانیم کنترل کنیم و هر چه را که نتوانیم کنترل کنیم مدیریت آن امکان پذیر نخواهد بود. موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه گیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی باشد.
همچنین صاحب نظران و محققین معتقدند که ارزیابی عملکرد، موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل های سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ارزیابی و اندازه گیری عملکرد نباشد، مشکل است. ارزیابی و اندازه گیری عملکرد موجب هوشمندی سیستم و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می شود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است(علوی، ۱۳۶۹: ۳۳).
ارزیابی و اندازه گیری عملکرد بازخور لازم را در موارد زیر ارائه می کند:

1. 1. با پیگری میزان پیشرفت در جهت اهداف تعیین شده مشخص می شود که آیا سیاست های تدوین شده به صورت موفقیت آمیزی به اجرا در آمده اند یا خیر؟

1. 1. با اندازه گیری نتایج مورد انتظار سازمانی و همچنین ارزیابی و اندازه گیری رضایت کارکنان ومشتری ها مشخص می شود آیا سیاست ها به طور صحیح تدوین شده اند یا خیر؟

1. 1. ارزیابی و اندازه گیری عملکرد امکان شناسایی زمینه هایی که مدیریت باید توجه بیشتری به آنها بنماید را میسر می سازد و به شناسایی فرصت ها و محدودیت ها کمک می کند.

1. 1. ارزیابی عملکرد باعث ایجاد اطلاعات برای مدیران در تصمیم گیری های مدیریتی خواهد بود. چرا که بخش زیادی از اطلاعات لازم برای تصمیم گیری های مدیریتی از طریق اندازه گیری و ارزیابی سیستم عملکرد فراهم می آید.

هر تلاشی که به منظور دستیابی به موفقیت صورت می گیرد باید دارای چارچوبی باشد و بهبود عملکرد سازمانی باید بر آگاهی فرآیندی باشد که چرخه عملکرد نامیده می شود. هر برنامه بهبود عملکرد سازمانی باید از اندازه گیری عملکرد و بعد ارزیابی عملکرد شروع نماید(فیض الهی، ۵۲:۱۳۸۹).
طرح های ارزیابی و مدیریت عملکرد باید مبتنی بر بهبود مستمر باشد نه مبتنی بر فرهنگ سرزنش و تخطئه. مهمترین اصل ارزیابی عملکرد، اطمینان از این موضوع است که سیستم ارزیابی برای تضمین ارائه خدمات به کاربران، باید مبتنی بر بهبود مستمر نه بر فرهنگ ملامت و سرزنش باشد. اگر عملکرد یک شاخص خاص پایین تر از میزان متوسط باشد، لازم است که بر شناخت علل اشتباهات و نحوه برخورد با آن علل در آینده توجه شود، اگر مدیریت بخواهد فرد یا بخشی را سرزنش کند، اغلب این کار ناعادلانه و نقطه مقابل بهره وری خواهد بود(مولین، ۲۰۰۴: ۱۱۰).
تهیه و اجرای طرح ارزیابی شایستگی و مدیریت عملکرد کارکنان باید با همکاری مشترک مدیران و واحد های اجرائی انجام شود. البته وظیفه اصلی ستادی آن با مدیریت منابع انسانی است ولی در اجرای آن واحد های عملیاتی باید دخالت مستقیم داشته باشند. برای حصول نتیجه مطلوب در ارزیابی لازم است نکات زیر رعایت شود:
الف) طرح مورد حمایت جدی مدیران و مجریان باشد.
ب) هدف های طرح برای همه روشن باشد.
پ) نحوه اجرای طرح مشخص باشد.
ت) تصمیمات نهایی با نظر مشورتی مدیران گرفته شود.
ث) کلیه اطلاعات در باره سوابق کار جمع آوری و مطالعه شود.
ج) طرح به طور سیستماتیک و در فواصل زمانی معین اجرا شود.