مدیریت زنجیره تامین و سامانه اطلاعات

جدید ترین متغیری که این امکان را برای شرکت ها فراهم می کند تا سامانه های ارزش یکپارچه ای را بوجود آورند، تکامل فناوری اطلاعات است. در اوایل دهه ۱۹۶۰ هنگامی که روش محاسبات تجاری مطرح شد شرکت هایی مانند IBM از رایانه هایی استفاده کردند که کل فضای یک اتاق را اشغال می کردند. همزمان با پیشرفت مدار یکپارچه، اندازه و هزینه رایانه کاهش پیدا کرد و سرعت آن افزایش یافت. اکنون قدرت رایانه کیفی که وزنش ۵ پوند بوده بیش از رایانه قدیمی ک ابعادش چند برابر رایانه کیفی است.

در مراحل اولیه مرتبط سازی سازمان های عضو زنجیره تامین، بسیاری از روش تبادل الکترونیکی داده ها (EDI) استفاده کردند:

EDI سنتی در برگیرنده استاندارد های متفاوتی بوده و اغلب به فناوری گران قیمت گنجاندن اطلاعات در کد منبع برنامه منتهی شده که توسط صنعت کالاهای مشتری کنترل شده و تمامی افراد نمی توانند در رابطه با آن مشارکت کنند. روش EDI روش مطمئنی بوده اما وجود نسخه های مختلف نرم افزار می تواند باعث به وجودآمدن اشکال در فرایند ارسال شود. هنگام کار یک گروه از عرضه کنندگان در زنجیره تامین آنهایی که از نسخه های مختلف نرم افزار استفاده کرده بودند و انتقالات انجام شده EDI خود را با سفارشات ارسال شده توسط دور نگار مقایسه می کردند دریافتند که در رابطه با حجم سفارشات، اختلافاتی دارند. دلیل این مساله چه بود؟ آنها نسخه های مختلف نرم فزار، بسته های داده ها و نیازمندی های فرایند مربوطه را تغییر می دادند. نتیجه بدین صورت بود: سفارشات نادرست، ارسال حجم اشتباهی از کالا و ایجاد سردرگمی گسترده، در نهایت نیز هر شخصی به سراغ نمابر ارسالی رفته و سرمایه گذاری انجام شده در مورد EDI جدید در ابطه با مسائل امنیتی با پروتکل ایجاد مجزا سر و کار دارد.

استاندارد های صنعتی با وجود VPN مجدداً حائز اهمیت می شوند. پیدایش رایانه شخصی، شبکه های فیبر نوری، اینترنت و شبکه گسترده جهانی موجب کاهش هزینه ها گردید و در دسترس بودن منابع اطلاعاتی نیز امکان برقراری آسان ارتباط را فراهم نمود و تاخیر زمانی مربوط به اطلاعات در هر زنجیره تامینی را برطرف کرد. این بدین معنا بوده که سازمان ها در حال حرکت به سوی پدیده ای هستند که تجارت الکترونیک نامیده می شود و در آن تبادلات از طریق مجموعه ای از رسانه های الکترونیکی انجام می شود. تجارت الکترونیک فقط به اینترنت محدود نمی شود؛ در حقیقت تعدادی از رسانه های الکترونیکی به تبادل اطلاعات بین شرکت ها می پردازند مانند: EDI، انتقال دهنده الکترونیکی سرمایه (EFT)، بارکد، دورنگار، کاتولوگ های CD-ROM و درگاه های وب. شرکت های پیشرفته دیگر به ارائه درخواست خرید، سفارشات خرید، صورت حساب، فرم های دریافتی کتبی و روش های دستی مربوط به صورت حساب نیاز ندارند. تمامی اطلاعات مورد نیاز به صورت الکترونیکی ثبت شده و مبادلات مربوطه با حداقل میزان دخالت افراد انجام می شوند. پیشرفت های اخیر در مورد برنامه های برنامه های پایگاه داده ها این امکان را فراهم کرد نه ارقام در پایگاه داده ها پردازش، برنامه نویسی و ذخیره سازی شده و به صورت الکترونیکی سازماندهی شوند. این بدین معنا بوده که استفاده از یک سامانه اطلاعاتی مناسب، نیاز به نظارت مداوم بر وضعیت موجودی کالاها، سفارشات و سرعت بخشیدن به آنها را رفع می کند. ابزار متعددی وجود دارند که می توانند به چنین موردی کمک کنند. با این وجود شرکت ها باید از تاثیر این ابزار مطلع شوند و به سازماندهی مجدداً روش های تجاری خود تمایل پیدا کنند.

رواج فناوری جدید رایانه و ارتباط از راه دور موجب شده تا امکان برقراری ارتباط سریع و برخط(آنلاین) از طریق زنجیره تامین به یک واقعیت تبدیل شود. اکنون این سامانه ها صرف از مکان، بین عرضه کنندگان، تولید کنندگان، توزیع کنندگان، خرده فروشان و مشتری ها ارتباط برقرار کرده اند. این فناوری ها فعال کننده زنجیره تامین هستند و در صورت اجرای موفق می توانند به کاهش میزان کارهای مکتوب، ارتقای روابط و کاهش حجم فعالیت های بی ارزش و وقت گیر کمک کنند. مدیران توسعه دهنده سامانه های اطلاعاتی نباید اطلاعات را به عنوان مجموعه ای از مبادلات تکراری بین افرادی مانند خریدار و عرضه کننده یا توزیع کننده و خرده فروش مطرح کنند.

طراحی مجدد زنجیره تامین، راهنمایی برای بخش های مختلف طراحی مجدد زنجیره تامین است: ترسیم وضعیت زنجیره های تامین کنونی، مشخص کردن تغییراتی که به بهینه سازی نرخ بازگشت سرمایه (ROI) کمک می کند، استفاده زیرکانه از فناوری ها، تحکیم روابط با شرکای اصلی، طراحی محصولاتی که از زنجیره های تامین ناقص پشتیبانی می کنند، اجرای روش های جدید در رابطه با مدیریت راهبردی هزینه ها و سایر موارد.

پوشش شامل مواردی مانند عوامل کلیدی موفقیت، روند های در حال پیدایش، نمونه های تحقیقاتی کامل از Nortel& GM می شود. یک سامانه مطلوب، باید تمامی سازمان ها و فعالیت ها ی زنجیره تامین را تحت پوشش قرار دهد. سامانه اطاعاتی مطلوب زنجیره تامین در نمودار زیر نشان داده شده است

(اطلاعات مبادله شده بین سازمان ها با پیکان نقطه چین نشان داده شده است).

توجه داشته باشید که اطلاعات در اختیار همه بخش های زنجیره تامین قرار دارد. به علاوه تعداد مسیرهای بازخورد نیز معرف یک سامانه منسجم است. وجود این نوع ارتباط ضروری بوده، زیرا امکان ارسال به موقع (JIT)، در زنجیره تامین را فراهم کرده، میزان موجودی انبار را به حداقل رسانیده و امکان نشان دادن واکنش به موقع و موثر نسبت به تغییرات را فراهم می کند. اطلاعات مربوط به فروش کالا به سرعت در زنجیره تامین منتشر شده و این امکان را فراهم می کند که مدیران به بررسی روند کار، برنامه ریزی در مورد ظرفیت، تخصیص مواد و مطلع سازی عرضه کنندگان د رزنجیره تامین بپردازند. جریان اطلاعات هم چنین امکان پرداخت بین سازمانی هزینه کالاها و خدمات را از طریق انتقال دهنده الکترونیکی سرمایه فراهم می کند. این امکان در مورد پرداخت سریع توسط اعضای زنجیره با وجود تمامی این موارد در جای خود اطمینان می دهد. اعضای زنجیره تامین به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته و امکان تصمیم گیری و اقدام سریع تر و بهتر نیز فراهم می شود. اگر چه برخی ممکن است ادعا کنند که این دیدگاه در مورد آینده زودی رخ می دهد اما در حقیقت تغییرات به صورت تدریجی رخ می دهند. یکی از مزایای اینترنت، برطرف ساختن بسیاری از مشکلات مربوط به مبادلات سنتی B2B بود. یکی از کاربرد های اولیه اینترنت در مورد تجارت الکترونیکی B2B شامل توسعه VPN ها بود. اکنون از اینترنت تا حد زیادی برای مشاهده و وارد کردن اطلاعات استفاده می شود. با این وجود برنامه های آتی، چیزی فراتر از این روش هستند. اینترنت به ابزار تعاملی تری تبدیل خواهد شد که این امکان را فراهم می کند که برنامه ها نه تنها به مشاهده اطلاعات پرداخته بلکه بتوانند از آنها به خوبی استفاده نمایند. هم زمان با این انتقال، سامانه های تجاری از سامانه های عرضه کننده گرا به سامانه های مشتری گرا تغییر پیدا خواهند کرد. ما می توانیم ۴ مرحله از پیشرفت به سوی ادغام بیشتر خریدار و عرضه کننده از طریق تجارت الکترونیکی B2B را در نظر بگیریم:۱- وجود وب ۲- تجارت الکترونیکی ۳- ارائه اطلاعات-۴ خودکارسازی. دو  مرحله آخر، مشتری گرا هستند(موگلی،۱۹۹۹)

مقالات زیادی در رابطه با کاربرد سیستم های اطلاعات در زنجیره تامین نگاشته شده اند، مفهوم زنجیره تامین بر مبنای آرایش شبکه زنجیره ارزش که متشکل از موجودیت های موظف مجزا برای توسعه منابع و اطلاعات به منظور دستیابی به اهداف مدیریت اثربخش بر تامین کنندگان است، شکل گرفته است(لاو،۲۰۰۰).

در بازار B2B امروز، بسیاری از تامین کنندگان توانایی توسعه مرحله ای از عملکرد توزیع را دارند که با سازمان های مشتریان شان نیز سازگار است، تامین کنندگانی که به این قابلیت دست یابند مسلما قادر خواهند بود تا قرارداد های همکاری بیشتری را سهم خود نمایند، عملکرد توزیع مطبوع از طریق استفاده کارا و اثربخش از سیستم های ERP بدست می آید(Yusuf,et,2004). که می تواند جریان اطلاعاتی بهتری وقتی نیروی کار ماهر وجود دارد ایجاد نماید. و با زنجیره تقاضا برای بازار B2C ادغام گردد تا عملکرد سنجش نیازهای مشتری را بهبود بخشد.

۲-۲-۷مزایا و معایب به کار گیری IT در زنجیره تامین

تکنولوژی ERP برای اصلاح چندپارگی اطلاعات در بین کسب و کار های بنگاه ها طراحی شده است. تا اطلاعات درونی و بیرونی سازمان را یکپارچه نماید(شریف،۲۰۰۵).

آقای کتیکیدیسس و دیگران در مقاله ای با عنوان کاربرد فناوری اطلاعات در تداراکات و زنجیره تامین در کشورهای جنوب شرق اروپا؛ وضعیت موجود و مسیر آینده و عواملی که به عنوان مزایا و معایب در به کارگیری سیستم های اطلاعاتی در زنجیره تامین مطرح کرده اند که به شرح زیر می باشد:

مزایای استفاده به ترتیب اهمیت اخذه شده در مقاله به ترتیب زیراست:

کیفیت بهتر اطلاعات، کمیت بهتر اطلاعات، انعطاف پذیری، کاهش زمان تاخیر، صرفه جوئی در هزینه، پیش بینی، برنامه ریزی منابع، کارائی عملیاتی بهتر، کاشه سطوح انبار، هزینه یابی دقیق تر، افزایش همکاری بین بخشی، افزایش هماهنگی با تامین کنندگان، افزایش هماهنگی با مشتریان و در نهایت افزایش فروش.

مشکلات موجود در به کارگیری سیستم های اطلاعاتی در زنجیره تامین بدین شرح است:

مقاومت کارکنان در برابر تغییر، کمبود منابع، کمبود مهارت، پشتیبانی ناکافی تامین کننده، هزینه های نامشهود، یکپارچگی با سیستم های موجود، یکپارچگی با سیستم هیا تامین کنندگان و یکپارچگی با سیستم های مشتریان.

مشکلات ردیابی(Tracking) کالا در زنجیره تامین:

سال ها قبل درمورد ردیابی برخی از کالاها مشکلاتی وجود داشت زیرا آنها به صورت فیزیکی از نقطه ای به نقطه دیگر در زنجیره تامین حرکت می کردند. برخی آنها در حین انتقال مفقود، برخی دزدیده و برخی نیز به مکان اشتباهی منتقل می شدند.

سایر محصولات نیز بنا به دلایلی مانند سفارش معوق، لغو سفارش یا عدم تائید از لحاظ کیفی ارسال نمی شدند. برخی از محصولات نیز هنگام انتقال به مقصد آسیب می دیدند. برخی نیز هنگام رسیدن به مرکز توزیع، فاقد بسته بندی مناسب، اجزای یا برچسب های اطلاعاتی لازم بودند. بخشی از محصولات نیز فاقد دستور لازم برای کنترل اجزای خطرناک یا سرهم کردن اجزای غیر خطرناک به صورت یک مجموعه پیچیده منسجم بودند. برخی از کالاها نیز با محدودیت حمل و نقل مواجه بودند.

گاهی اوقات کالاها انبار شده، سفارش آنها لغو گردیده و یا باز پس گرفته می شدند.

محصولاتی که با تخفیف عرضه می شدند یا تجزیه شده و یا برگشت می خوردند به خوبی در سامانه ثبت نمی شدند. کالاهای مازاد، بی ارزش یا تکراری نیز انبار می شدند. پرونده کالا های تقلبی به بخش حفاظت ارسال می شد. اما در سیستم ها ثبت نمی شد زیرا هیچ استاندار گزارش دهنده ای وجود نداشت.

هنگامی که مشتری سفارش خرید کالاهای مشابهی را به منبع دیگری ارائه می داد این کالا نسبت به سفارش مشابه، زودتر تحویل داده می شد. به علاوه کالاهای بی ارزش هم اصلا وجود نداشتند. مشکل ردیابی کالاهایی که بیش از اندازه یا کمتر از حد لازم عرضه می شدند یا مشتری از آنها ناراضی بود و یا اشتباه بود تقریبا هر روز وجود داشت.

برطرف ساختن مشکلات فرایند ردیابی بدون وجود فناوری RFID به دخالت گسترده افراد برای بارکدها نیاز دارد. این بارکدها به اطلاعات محصول و تولید کننده محدود می شودند.

عیب بزرگ دیگری که در استفاده از بارکد وجود داشت این بود که امکان افزودن اطلاعات جدید به بارکدها وجود نداشته زیرا این برچسب ها به صورت یک جا چاپ می شوند. از سوی دیگر برچسب های RFID که قابل خواندن و نوشتن مجدد هستند می تواننند بر اساس نوع مدارشان هر موردی مانند زمان رسیدن، ارسال مجدد و حرکت در هر مکان و هر تاریخی را ردیابی کنند. اطلاعات می توانند تغییر پیدا کنند. زیرا فناوری RFID این امکان ار فراهم می کند که اطلاعات جدید به کد الکترونیکی محصول (EPC) برچسب ها ی موجود اضافه شوند. حجم داده هایی که یک برچسب می تواند بخواند به اندازه حافظه برچسب، محدوده خواندن و بسامد مربوط به آن بستگی دارد.

مداخله انسان برای برطرف ساختن مشکلات ردیابی به پیچیدگی رابطه ها در کارکرد های یکپارچه سازمان (EAI)، SCM، SRM، پایگاه داده های مجازی، سامانه های باز مانده، سامانه های بسته بندی و فناوری های میانی بستگی دارد. برای مثال برای مشخص کردن کالا های مفقود شده، آسیب دیده یا عرضه شده به بررسی گسترده اطلاعات داده در فایل ها و پایگاه داده ها، جمع آوری اطلاعات مورد نیاز در یک قالب استاندار و تحلیل داده ها در فایل های سامانه ثبت وقایع نیاز است. ردیابی سریع حرکت فیزیکی محصولات بدون وجود فناوری RFID امکان پذیر نیست. در صورتی که کالاها بر اساس اندازه، وزن، نوع و سایر ویژگی ها عرضه شوند، نمی توان با استافده از بارکدا به بررسی آنها در پایگاه داده ها پرداخت و یا پیام برخطی (آنلاین) را در مورد سفارش احتمالی یا اشتباه مربوط به کالای ارسال شده برای مسئولین ارسال کرد.

در صورتی که نتوان اطلاعات را درهیچ سامانه ای پیدا کرد آن گاه باید با بهره گرفتن از تماس تلفنی با افراد مهم، برگزاری جلسات و حضور در کنفرانس های محلی یا کشوری از نقطه سایر سهام داران حاضر در زنجیره تامین برای برطرف ساختن مشکلات ردیابی استفاده نمود. هنگامی که هیچ دستور العملی برای مشخص کردن استاندارد های مربوط به ثبت و گزارش رسیدن یا ارسال کالا و محموله وجود نداشته باشد، وجود رسید برای دریافت یا عرضه محصولات نیز همیشه امکان پذیر نیست. در زنجیره های تامینی که اکنون در بازار فعالیت می کنند و از RFID به ندرت استفاده می کنند، اختلاف اطلاعات بسیار زیاد است. ردیابی حرکت فیزیکی کالاها با سرعتی برابر با سرعت عرضه به بازار در پاسخ به درخواست رو به افزایش برای محصولات امکان پذیر نیست به ویژه در سطح ملی یا بین المللی و مانند حرکت سریع گروه های نظامی در مناطق جنگی.

با این وجود گاهی اوقات کالاها به جای این که از کامیون ها به محل بارگیری فرستاده شوند اشتباها برای مشتری ارسال می شدند. صفحه بین المللی  به منظور افزایش میزان ظرفیت پذیرش و حذف اشتباهات پرهزینه، سامانه مبتنی بر RFID را راه اندازی کرد تا با بهره گرفتن از آن بتوان پالت ها را شناسایی کرد. این امر موجب شد که کارخانه بتواند به مدیریت فرایند بارگیری بپردازد، سرعت بارگیری را افزایش داده و تعداد رانندگان ماشین های باربری مورد نیاز را کم کند.

اگرچه فناوری RFID با ردیابی سریع کالاها از محل بسته بندی گرفته تا محل خرید مشتری و گاهی فراتر از مرحله فروش موجب کنترل بهتر کالا های مفقودی یا اختلافات موجود می شود اما این فناوری مسئول ردیابی مشکلاتی که  خارج از محدوده کنترل زنجیره تامین رخ می دهند، نیست. برای مثال کارمند سوپر مارکتی که محصول RFID اشتباهی را سفارش داده و وضعیت خودشان را به درستی در پایگاه داده های برخط(انلاین) ثبت نمی کند. برچسب در برگیرنده اطلاعاتی مانند مدت زمان عدم استفاده ازآنها می باشند. برای برطرف ساختن چنین مشکلاتی باید سامانه های اطلاعاتی باید زنجیره تامین را به روز کرد. ویا آنها با دیگر سامانه های EAI ادغام نمود بااین وجود تعداد مشکلات ردیابی با بهره گرفتن از فناوری RFID بسیار از کمتر از مشکلات بدون وجود آن است. بر طرف ساختن با بهره گرفتن از برچسب های RFID به سرعت و با دخالت  کمتر انسان انجام می شود. مسئله مهم تری که وجود داشته نحوه تعامل انسان با زیر ساخت فناوری RFID و سامانه های تک منظوره و چگونگی گزارش اختلاف موجود یا مفقود شدن کالا است. هم چنین خدمات وب ، RFID که موجب یکپارچگی سامانه های مختلف( داخلی وخارجی) و روابط کاری ( تازمانی که پروتکل دسترسی ساده به اجزا(SOAP) بین سامانه ها اجرا می شود) می شوند نیز حائز اهمیت هستند. یک مشتری یا عرضه کننده می تواند با بهره گرفتن از خدمات وب RFID به هماهنگ سازی اطلاعات در برنامه های ساپ،اوراکل و بان، سامانه قدیمی گوبال و سامانه های تک منظوره برای زیر ساخت RFID بپرازد. سازمان برای استفاده از RFID باید جدای از خود این فناوری به افراد(مدیران و کارکنان) نیز توجه نماید. این مساله به ویژه در مورد تاثیر فناوری بر نحوه عملکرد سازمان، فرایند های تجاری و برداشت مشتری از روش مورد استفاده سازمان برای برطرف ساختن مشکلات ردیابی و اجرای SCM از بخشی به بخش دیگر صدق می کند. شرکت ها به منظور حفظ وجهه خود تلاش کرده اند تا برای انتخاب  و استفاده از فناوری RFID در زنجیره تامین از روش های موثر تر، بهتر و کم هزینه تری استفاده کنند. شرکت ها برای ادغام RFID با زیرساخت لجستیک (پشتیبانی) و IT موجود از روش هایی استفاده کنند که بر روال کار در سطح شرکت تاثیر منفی نمی گذارد. در صورتی که تغییر روال کار برای استفاده از فناوری RFID ضروری باشد شرکت ها باید در کل چرخه SCM در رابطه با مدیریت تغییرات سازمانی، اقداماتی را انجام دهند تا افراد هم زمان با حفظ حداکثر میزان بازده کار تغییرات ایجاد شده را نیز بپذیرند.

خریداران خواهند توانست در حالی که در مغازه هستند با ستفاده از تلفن های همراه مجهز به مرورگر خود و از طریق خدمات وب RFID وب گاه تولید کننده به بررسی قابلیت های محصول مورد نظر خود بپردازند. عمل خرید، دیگر شامل ایستادن در صفوف طولانی بخش پرداخت پول نخواهد بود. زیرا هم زمان با ترک فروشگاه، صورت حساب به حساب شخصی خریدار ارسال می شود. قفسه های هوشمند[۱] دارای برچسب خوانRFID به تولید کننده اطلاع خواهد داد که چه موقع محصولات را عرضه کند تا همیشه برای خرید در دسترس مشتری باشد(Myerson,2006).

۲-۲-۸تغییر الگو در قابلیت ردیابی محصول

تغییر الگو در قابلیت ردیابی محصول با انتقال از فناوری بارکد به فناوری RFID آغاز شد. این امر به فناوری RFID در برطرف ساختن هرچه سریع تر و بهتر مشکلات ردیابی کمک کرده و از لحاظ اقتصادی، عملکردی، فنی و لجستیکی (پشتیبانی ) بر زیرساخت زنجیره تامین تاثیر گذاشته است(Myerson,2006).